Spesenreglement: Was zu beachten ist

Das Spesenreglement eines Unternehmens spielt eine entscheidende Rolle bei der Wahrung der finanziellen Transparenz und der Sicherstellung einer angemessenen Entschädigung der Mitarbeitenden.

Die Schweizer Steuerbehörden erlassen spezifische Richtlinien und Vorschriften für die Spesenvergütung. In diesem Blog gehen wir auf alle wichtigen Aspekte des Spesenreglements in der Schweiz ein, insbesondere auf die Besteuerung, die Arten von Spesen, die für eine Rückerstattung anerkannt werden, die effektiven gegenüber den pauschalen Rückerstattungsmethoden und die wichtige Frage der Genehmigung des Spesenreglements Ihres Unternehmens durch die Steuerverwaltung.

Besteuerung von Spesenvergütungen

Rückerstattungen an Arbeitnehmer für berufsbedingte Ausgaben sind in der Regel von der Einkommenssteuer befreit. Diese Kostenerstattungen müssen jedoch bestimmte Bedingungen erfüllen, um die Einhaltung der Schweizer Steuergesetze zu gewährleisten.

Insbesondere sollten die Erstattungen für echte arbeitsbezogene Ausgaben erfolgen, die von den Steuerbehörden als notwendig anerkannt werden. Sie dürfen nicht überhöht oder fiktiv sein, da sie in diesem Fall einn verdeckten Lohnbestandteil darstellen.

Sie sollten auch den anerkannten Berechnungs- und Berichtsstandards entsprechen, für die es zwei Hauptmethoden gibt: effektive und pauschale Spesen. Letztere können den Verwaltungsaufwand vereinfachen, aber die Methode des Unternehmens zur Ermittlung der Pauschalbeträge unterliegt einer zusätzlichen Prüfung und sollte in den meisten Fällen von den Steuerbehörden genehmigt werden.

Welche Arten von Ausgaben werden für als Spesen anerkannt?

Die Schweizer Steuerbehörden erkennen verschiedene Arten von Ausgaben an, die für die Ausübung der Geschäftstätigkeit als notwendig erachtet werden und als Spesen erstattet werden können. Dazu gehören Reisekosten, Übernachtungskosten, Mahlzeiten und andere Ausgaben, die direkt mit der Arbeit zusammenhängen.

Es ist wichtig, dass diese Ausgaben ordnungsgemäß dokumentiert werden und die von den Steuerbehörden festgelegten Kriterien für eine Erstattung erfüllen.

Beispiele für notwendige Geschäftsausgaben

Im Folgenden sind einige Beispiele für Ausgaben aufgeführt, die von den Steuerbehörden als notwendig für die Ausübung einer beruflichen Tätigkeit anerkannt werden:

• Reisekosten: Transportkosten und andere Nebenkosten wie Parkscheine und Mautgebühren im Zusammenhang mit Geschäftsreisen werden dem Arbeitnehmer erstattet. Fahrtkosten werden nur für Reisen außerhalb des festgelegten Arbeitsortes erstattet (d. h. der tägliche Weg zum Büro gilt nicht als erstattungsfähige Reisekosten). Es ist wichtig zu beachten, dass der Arbeitgeber in angemessenem Rahmen mehrere vertraglich festgelegte Arbeitsorte angeben kann.
• Übernachtungskosten: Aufwendungen für Übernachtungen auf Geschäftsreisen werden in der Regel als erstattungsfähig anerkannt. Wenn ein Arbeitnehmer auf einer Geschäftsreise längere Zeit außer Haus arbeiten muss, kann er auch eine Erstattung für angemessene Freizeit- und Wellness-Ausgaben erhalten, z. B. für den Besuch eines Fitnessstudios oder Eintrittskarten für eine Show.
• Mahlzeiten auf Reisen: Kosten für dienstlich veranlasste Mahlzeiten außerhalb des Arbeitsplatzes sind in der Regel erstattungsfähig. Die Verpflegung kann entweder nach den tatsächlichen Kosten oder pauschal erstattet werden. In beiden Fällen kann es Höchstbeträge geben, die sowohl vom Arbeitgeber als auch von der Steuerverwaltung festgelegt werden.
• Kommunikationskosten: Die Erstattung von Ausgaben für die private Nutzung des Telefons eines Mitarbeiters für geschäftliche Anrufe, die eigene Internetnutzung und andere Kommunikationsmittel ist üblich.
• Schulungs- und Ausbildungskosten: Bestimmte Kosten im Zusammenhang mit beruflicher Weiterbildung, Schulungsprogrammen und Ausbildungskursen können als erstattungsfähig anerkannt werden.
• Arbeitskleidung: Ein interessanter Fall ist die Erstattung der Kosten für die Anschaffung spezieller, vom Arbeitgeber vorgeschriebener Arbeitskleidung und Ausrüstung. Grundsätzlich sollten solche Kosten vom Arbeitgeber erstattet werden; werden diese Kleidungsstücke jedoch auch außerhalb der Arbeitszeit getragen, kann der Arbeitnehmer nur eine teilweise Erstattung der Kosten erhalten.
• Sonstiges: Wir haben hier einige der wichtigsten Ausgaben aufgeführt, die in der Regel für eine Erstattung in Frage kommen, aber es gibt noch zahlreiche andere kleine und große Kosten, die für eine Erstattung in Frage kommen können. Dies hängt von den unternehmensinternen Spesenregelungen, der Genehmigung der Spesenreglemente durch die kantonalen Steuerbehörden sowie der einschlägigen Gesetzgebung und Rechtsprechung ab.

Beispiele für nicht anerkannte Ausgaben

Während viele verschiedene Ausgaben, die bei der Ausübung der Arbeit anfallen, für eine Spesenerstattung anerkannt werden, gibt es einige, die nicht erstattungsfähig sind. Dazu gehören:

• Persönliche Unterhaltungskosten
• Persönliche Reisekosten, einschließlich der Kosten für regelmäßige Fahrten zum vertraglichen Arbeitsort
• Kauf von Betriebsmitteln ohne Genehmigung/Antrag des Arbeitgebers
• Bußgelder im Straßenverkehr, einschließlich solcher, die während einer Geschäftsreise anfallen
• Ausgaben, die nicht durch ordnungsgemäße Unterlagen belegt sind
• Gewöhnliche Mahlzeiten am Arbeitsplatz oder bei Heimarbeit: Viele Arbeitgeber gewähren zwar zusätzlich Essenszuschüsse, Kantinengutscheine usw., doch werden diese in der Regel als Sachleistungen bezeichnet und sind daher im Lohnausweis zu deklarieren

Effektive Spesen versus Pauschalspesen

Für die Erstattung von Spesen gibt es zwei Hauptmethoden: die effektive und die pauschale. Jede Methode hat ihre relativen Vorteile und Überlegungen, und die Wahl hängt von der Art des Unternehmens und seinen spezifischen Bedürfnissen ab.

Viele Unternehmen verwenden je nach Art der Ausgaben eine Kombination aus effektiven und Pauschalspesen. Dies liegt daran, dass bestimmte Arten von Ausgaben im Allgemeinen besser für die eine oder andere Erstattungsmethode geeignet sind.

Welches ist die effektive Methode der Erstattung?

Die wirksame Methode besteht darin, den Mitarbeitern die tatsächlich entstandenen Ausgaben zu erstatten. Dies erfordert eine akribische Dokumentation, da alle Ausgaben genau aufgezeichnet und durch Quittungen belegt werden müssen.

Diese Methode gewährleistet zwar eine größere Genauigkeit, Fairness und Transparenz, kann aber sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden sein.

Was ist die pauschale Methode der Erstattung?

Im Gegensatz zur effektiven Methode wird bei der Pauschalmethode ein fester Erstattungsbetrag für bestimmte Ausgabenkategorien festgelegt, so dass eine detaillierte Dokumentation nicht erforderlich ist.

Diese Methode ist einfach und leicht zu verwalten, kann aber zu Über- oder Unterzahlungen führen, da die Erstattung nicht auf den tatsächlich entstandenen Kosten basiert.

Pauschalspesen werden oft als feste monatliche Aufwandsentschädigung gezahlt, um die verschiedenen kleinen Ausgaben im Zusammenhang mit den Kosten für die Repräsentation des Unternehmens, die Kundenakquise und die Pflege bestehender Beziehungen (Treffen mit Kunden, Telefonate usw.) sowie den Außendienst zu decken.

Daher werden Pauschalspesen (manchmal auch „Repräsentationskosten“ genannt) in der Regel nur an operativ tätige Inhaber, Manager, leitende Angestellte und Außendienstmitarbeiter gezahlt.

Pauschale Spesenvergütungen sollten immer in etwa den tatsächlich anfallenden Kosten entsprechen. Daher ist es wichtig, dass der Betrag, der zur Deckung der pauschalen Ausgaben gezahlt wird, nicht von der hierarchischen Position des Arbeitnehmers im Unternehmen abhängt, sondern auf den tatsächlichen Umständen und den wahrscheinlichen Ausgaben basiert, die er während des Dienstes tätigen würde.

Die Zahlung eines Betrags, der offensichtlich höher ist als die tatsächlich anfallenden Kosten, wirft die Frage nach versteckten Gehaltszahlungen auf, auf die wir später noch näher eingehen werden.

Mit der Spesenpauschale werden in der Regel kleinere Auslagen bis zu einem Wert von 50 CHF, in Einzelfällen auch 100 CHF, abgegolten. Dies erspart den administrativen Aufwand, all diese kleinen Auslagen zu erfassen. Dies bedeutet auch, dass Mitarbeitende, die eine monatliche Pauschalentschädigung erhalten, diese kleinen Auslagen nicht zusätzlich individuell geltend machen können.

Beispiele für Kosten, die nach der Pauschalmethode erstattet werden

Die pauschale Erstattungsmethode wird zwar am häufigsten für kleinere Repräsentationsausgaben verwendet, sie kann aber auch für andere laufende Ausgaben eingesetzt werden, z. B. für Kfz-Kosten, wenn der Arbeitnehmer sein privates Fahrzeug häufig für geschäftliche Zwecke nutzt.

Nachstehend finden Sie Beispiele für Ausgaben, die nach der Pauschalmethode erstattet werden können:

• Mahlzeiten mit Geschäftspartnern und Kunden in einem Restaurant oder zu Hause einschließlich Trinkgeld,
• Kleine Geschenke für Kunden oder Geschäftspartner,
• Snacks auf Dienstreisen (ohne Essenszuschüsse für Mittag- und Abendessen),
• Geschäftliche Telefonate über ein privates Telefon,
• Geringe Ausgaben für die Durchführung von Sitzungen,
• Kosten für öffentliche Verkehrsmittel bei Reisen,
• Autokosten bei häufiger Nutzung eines Privatfahrzeugs für geschäftliche Zwecke (in der Regel für häufige kleinere Fahrten in der näheren Umgebung, wobei längere Fahrten nach der effektiven Methode abgerechnet werden würden),
• Parkgebühren.

Unterschiede zwischen effektiven Spesen und Pauschalspesen

Hier sind einige der wichtigsten Unterschiede zwischen effektiven und pauschalen Ausgaben:

• Rückerstattung: Effektive Ausgaben werden in Höhe der tatsächlichen Kosten erstattet, die mit einem Beleg nachgewiesen werden können, während die pauschale Erstattung ein im Voraus festgelegter Betrag ist, der zahlreiche Kosten abdecken soll, die während des Erstattungszeitraums anfallen.
• Spesenreglement: Bei der Formulierung des Spesenreglements für die effektive Spesenvergütung muss das Unternehmen angeben, welche Spesen effektiv erstattungsfähig sind und welche Beträge/Höchstbeträge erstattet werden dürfen. Das pauschale Spesenreglement sollte Angaben zu den abgedeckten Spesen und den anwendbaren Erstattungsbeträgen enthalten.
• Nachweis der Ausgaben: Eine wirksame Erstattung setzt voraus, dass jede Ausgabe nachweisbar ist, am einfachsten durch einen Originalbeleg. Für Pauschalspesen ist in der Regel keine Quittung oder ein anderer Nachweis erforderlich. Es gibt jedoch Ausnahmen, auf die wir später noch eingehen werden.
• Angemessenheit: Eine wirksame Kostenerstattung eignet sich für alle Arbeitnehmer mit einem gültigen Arbeitsvertrag (d. h. nicht für unabhängige Auftragnehmer oder andere bezahlte Dienstleister). Eine pauschale Kostenerstattung wird dagegen in der Regel nur Mitarbeitern in leitender Funktion und/oder Außendienstmitarbeitern (die häufig beruflich unterwegs sind) angeboten.
• Administrative Anforderungen: Eine effektive Spesenvergütung ist mit einem erhöhten Verwaltungs- und Buchhaltungsaufwand verbunden, da jede Ausgabe einzeln nachgewiesen und erfasst werden muss. Die pauschale Spesenvergütung ist buchhalterisch und verwaltungstechnisch auf Dauer weniger aufwändig, erfordert aber im Vorfeld einen gewissen Mehraufwand, um die entsprechenden Pauschalwerte zu ermitteln und das Spesenreglement von den Steuerbehörden genehmigen zu lassen.

Genehmigung von Spesenreglementen mit Pauschalvergütung

Die Umsetzung von Spesenregelungen, insbesondere derjenigen, die sich auf pauschale Erstattungen beziehen, erfordert eine sorgfältige Prüfung und oft auch die Genehmigung durch die Steuerverwaltung.

Diese Regelungen müssen eindeutig, gut dokumentiert und fair sein. Die Bedingungen und Kriterien für die Erstattung müssen den Mitarbeitern klar mitgeteilt werden, um Missverständnisse und Streitigkeiten zu vermeiden.

Was sind Spesenregelungen?

Spesenregelungen sind unternehmensinterne Grundsätze und Richtlinien, die die Erstattung von Ausgaben der Mitarbeiter regeln. Diese Regelungen können verschiedene Aspekte abdecken, wie z. B. die erstattungsfähigen Ausgaben, die Anforderungen an die Dokumentation, die Höhe der Erstattung und die Art der Erstattung.

Sowohl die Pauschalespesen als auch die effektiven Spesen müssen von den Unternehmen ausdrücklich geregelt werden, damit die Mitarbeiter die detaillierten Regeln für die Entschädigung verstehen und wissen, was von ihnen verlangt wird, um die Erstattung zu beantragen.

Wann und warum sollte ein Pauschalspesenreglement von der Steuerverwaltung genehmigt werden?

Unternehmen mit mindestens zehn Empfängern von Pauschalspesenvergütungen können ihr Pauschalspesenreglement in der Regel von den kantonalen Steuerbehörden genehmigen lassen. Dies wird dringend empfohlen, um mögliche spätere Komplikationen zu vermeiden. Es ist ratsam, Spesenreglemente nach dem Musterreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz anzufertigen.

Pauschale Spesenvergütungen müssen in etwa den tatsächlich angefallenen Kosten entsprechen. Wenn das Spesenreglement von den Behörden genehmigt wird, kann das Unternehmen sicher sein, dass seine Rückerstattungen mit den festgelegten Richtlinien übereinstimmen.

Gefahren durch verdeckte Gehaltsauszahlungen abwenden

Spesenerstattungen sind für den Arbeitnehmer in der Regel steuerfrei. Dies kann Arbeitgeber und Arbeitnehmer dazu verleiten, sich auf die illegale Praxis der verdeckten Gehaltsauszahlung einzulassen, indem sie die Erstattungen künstlich aufblähen und die tatsächliche Gehaltsauszahlung herabsetzen.

Bei der Überprüfung der Spesenentschädigunen eines Unternehmens achten die Steuerbehörden in erster Linie darauf, dass diese nicht zu hoch angesetzt sind, was als verdeckte Gehaltsauszahlung oder Steuerhinterziehung gewertet würde. Sie prüfen auch, ob alle Erstattungsgrenzen und Richtlinien eingehalten werden.

Die Unternehmen können ihre eigenen pauschalen Spesenregelungen ohne Genehmigung der Steuerbehörden festlegen, aber sie setzen sich damit einem erhöhten Risiko aus.

Die Steuerbehörden können die tatsächlichen Spesenbelege der Mitarbeiter anfordern, um festzustellen, ob eine erhebliche Differenz zwischen den belegten Ausgaben und der pauschalen Spesenerstattung durch das Unternehmen besteht.

Das Risiko ist bei größeren Ausgaben größer. Dies bedeutet für das Unternehmen einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand für die Aufbewahrung von Belegen für den Fall einer Prüfung und eröffnet ihm die Möglichkeit von Strafen und Konsequenzen, wenn seine Spesenregelung als nicht akzeptabel erachtet wird.

Um solche Gefahren zu vermeiden, ist es immer am besten, das Spesenreglement genehmigen zu lassen. Ist dies nicht möglich (z.B. bei kleineren Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern, die Pauschalvergütungen erhalten), sollte das Reglement mit Hilfe von Experten erstellt werden und sich immer genau an alle gesetzlichen Vorgaben halten, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Erstattungsgrenzen

Sowohl für die effektiven als auch für die pauschalen Spesen gibt es bestimmte Richtlinien und Rückerstattungsgrenzen, die von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) festgelegt werden. Zum Beispiel:

• Die effektive Rückerstattungsgrenze für das Mittagessen beträgt 35 CHF gegen Quittung oder eine Pauschale von 30 CHF.
• Der Höchstbetrag für Autokosten liegt bei 70 Rappen pro Kilometer.
• Tagespauschale von maximal CHF 20 pro Tag für kleine Auslagen.

Es ist wichtig, nochmals darauf hinzuweisen, dass Bezüger von Pauschalentschädigungen für kleine Auslagen keine Einzelspesen unter dem Wert von CHF 50 mehr geltend machen können, da davon ausgegangen wird, dass sie durch die Pauschalentschädigung abgedeckt sind.

In den Richtlinien wird zudem festgehalten, dass die Spesenpauschale etwa 3,5 bis 4,5 Prozent des Bruttojahreslohns des Arbeitnehmers betragen kann.