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Buchhaltung
David Merz | Geschäftsführer
Zürich, März 24, 2023
Eine der beliebtesten Rechtsformen in der Schweiz ist die GmbH oder „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“. Als Kapitalgesellschaft ist die Gesellschaftsform der GmbH eine juristische Person. Das bedeutet, dass die GmbH eine eigene Rechtsfähigkeit besitzt, also Geschäfte abschliessen, Vermögen und Geld besitzen kann oder Steuern zahlen muss.
Eine GmbH bietet Geschäftsinhabern viele Vorteile, darunter den Schutz vor Haftung und flexible Managementstrukturen. Wie jedes andere Unternehmen muss jedoch auch eine GmbH bestimmte rechtliche und buchhalterische Anforderungen erfüllen.
In diesem Artikel gehen wir auf die Besonderheiten der Rechnungslegung einer GmbH ein. Dabei geben wir zunächst eine kurze Einführung in das Rechnungswesen und seine Bedeutung im Unternehmensumfeld in der Schweiz.
Anschliessend gehen wir näher auf die spezifischen Rechnungslegungs- und Steuererklärungspflichten einer GmbH ein. Schliesslich erörtern wir die Nützlichkeit des Outsourcings von Buchhaltungsdienstleistungen und des Einsatzes hochentwickelter Software zur Unterstützung bei der Buchführung und Steuererklärung.
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Eine GmbH ist eine Schweizer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, was bedeutet, dass die Eigentümer des Unternehmens nicht persönlich für die Schulden oder Verpflichtungen des Unternehmens haften.
Die Rechtsform der GmbH wird in der Regel von Eigentümern mit beschränktem Zugang zu Kapital bevorzugt, die eine einfachere und kostengünstigere Gründung einer Kapitalgesellschaft bevorzugen, als es die Aktiengesellschaft ist.
Das Mindeststammkapital beträgt 20.000 CHF. Im Gegensatz dazu erfordert die Schweizer Aktiengesellschaft (AG) ein genehmigtes Mindestkapital von 100.000 CHF, von dem mindestens 50 % eingezahlt sein müssen.
Buchhaltung ist der Prozess der Aufzeichnung, Klassifizierung und Zusammenfassung von Finanztransaktionen, um Informationen bereitzustellen, die für Geschäftsentscheidungen nützlich sind und den Vorschriften für die Finanzberichterstattung und Steuererhebung entsprechen.
Die Buchhaltung ist für Unternehmen unerlässlich, da sie hilft, Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen, den Cashflow zu überwachen und Jahresabschlüsse zu erstellen.
Die Schweizer Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (Obligationenrecht) legen die gesetzlichen und buchhalterischen Anforderungen an die Erfassung und Erstellung von Jahresabschlüssen fest. Alle Schweizer GmbHs sind verpflichtet, ihre Abschlüsse nach dem schweizerischen Obligationenrecht zu erstellen
Die drei Hauptbestandteile eines Jahresabschlusses sind die Bilanz, die Gewinn und Verlustrechnung (Erfolgsrechnung) und die Kapitalflussrechnung.
Die Bilanz ist eine Momentaufnahme der Finanzlage (Aktiva und Passiva) des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt, während die Gewinn- und Verlustrechnung die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum hinweg aufzeigt.
Die Kapitalflussrechnung zeigt, wie sich die Kassenbestände im Laufe der Zeit verändert haben.
Die Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben bezieht sich darauf, wie Einnahmen und Ausgaben im Buchhaltungssystem der Gesellschaft erfasst werden.
Nach den Prinzipien der doppelten Buchführung werden Einnahmen verbucht, wenn sie erzielt werden, unabhängig davon, wann sie eingehen, während Ausgaben verbucht werden, wenn sie anfallen, unabhängig davon, wann sie bezahlt werden.
Wir werden später auf die Fälle eingehen, in denen zum Beispiel Personengesellschaften von dieser Art der zeitlichen Verschiebung befreit werden können.
Unter Wirtschaftsprüfung versteht man die unabhängige Prüfung der Jahresabschlüsse eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Finanzlage und der Leistung des Unternehmens vermitteln.
Die Prüfung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Jahresabschlüsse korrekt sind und den Rechnungslegungsstandards und -Vorschriften des Gesetzgeber entsprechen.
Das Schweizerische Obligationenrecht (OR) legt fest, welche Arten von Unternehmen prüfungspflichtig sind und welche Kriterien an das Prüfungsverfahren gestellt werden. Wie wir später sehen werden, ist eine GmbH oder Kapitalgesellschaft nicht automatisch verpflichtet, eine externe Revision durchzuführen.
Das schweizerische Obligationenrecht ist die wichtigste Quelle für die Rechnungslegungsvorschriften für GmbHs. Das OR verlangt von allen GmbHs eine ordnungsgemäße Buchführung, die die finanzielle Lage und die Leistung der Kapitalgesellschaft genau widerspiegelt und den Schweizer Rechnungslegungsstandards entspricht.
Während Einzelunternehmen und Personengesellschaften nur dann einen Jahresabschluss erstellen müssen, wenn ihr Umsatz im Geschäftsjahr 500.000 CHF übersteigt, sind alle Kapitalgesellschaften (also auch GmbHs) verpflichtet, einen Jahresabschluss zu erstellen, unabhängig von den erzielten Einnahmen.
Nach Schweizer Recht muss eine GmbH innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres einen Jahresabschluss erstellen. Der Jahresabschluss muss eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung und einen Anhang zur Jahresrechnung enthalten.
Außerdem muss der Jahresabschluss bei prüfungspflichtigen Kapitalgesellschaften von einem qualifizierten Wirtschaftsprüfer geprüft werden.
Die Kosten für die Buchhaltung einer GmbH können sehr unterschiedlich sein, je nach Komplexität des Unternehmens, dem Jahresumsatz und dem Umfang der benötigten Dienstleistungen.
Kleine Unternehmen können ihre Buchhaltung mit einer Teilzeitbuchhalterin und einer erschwinglichen Buchhaltungssoftware selbst erledigen, während größere Unternehmen eine eigene Buchhaltungsabteilung oder die Dienste einer professionellen Buchhaltungsfirma benötigen.
Die Kosten hängen auch von den für das Unternehmen geltenden gesetzlichen Anforderungen an die Buchführung und Rechnungsprüfung ab (zum Beispiel ob es die Voraussetzungen für eine vereinfachte Buchführung erfüllt, ob es eine Pflichtprüfung durchführen muss usw.).
Das schweizerische Obligationenrecht unterscheidet zwischen einer Personengesellschaft mit einem Jahresumsatz von weniger als oder mehr als 500.000 CHF.
Der Hauptunterschied bei den Rechnungslegungsvorschriften besteht darin, dass Unternehmer mit einem Jahresumsatz von weniger als 500.000 CHF eine vereinfachte Buchführung gewährt wird.
Einerseits müssen sie keinen Jahresabschluss mit Bilanz und Erfolgsrechnung erstellen, sondern eine Einnahmen Überschuss Rechnung genügt. Andererseits bedeutet dies, dass diese kleineren Unternehmer ihre Buchhaltung ohne zeitliche Abgrenzungen (transitorischen Aktiva und Passiva) erstellen können.
Unter zeitlicher Abgrenzung versteht man die Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen zu dem Zeitpunkt, zu dem sie tatsächlich anfallen oder erwirtschaftet werden, und nicht zu dem Zeitpunkt, zu dem sie gezahlt oder vereinnahmt werden (zum Beispiel sollten im Voraus gezahlte Mieten in der Buchhaltung auf den Monat abgegrenzt werden, in dem sie anfallen, und nicht zu dem Zeitpunkt, zu dem sie gezahlt wurden).
Alle börsennotierten Unternehmen sind verpflichtet, eine ordentliche Revision durchzuführen. Darüber hinaus müssen Unternehmen, die zwei der folgenden drei Schwellenwerte in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschreiten, eine ordentliche Revision durchführen:
Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen, die die vorgenannten Schwellenwerte nicht überschreiten, unterliegen einer eingeschränkten Revision. Viele Schweizer GmbHs fallen in diese Kategorie.
Eine eingeschränkte Revision (auch als „Review“ bezeichnet) bietet ein geringeres Mass an Sicherheit als eine ordentliche Revision. Sie wird ebenfalls von einem externen Prüfer durchgeführt, der von der zu prüfenden Gesellschaft unabhängig ist und bei der RAB registriert ist.
Sie beinhaltet jedoch eine weniger umfangreiche Prüfung der Geschäftsbücher des Unternehmens als eine ordentliche Revision und ist daher weniger kosten- und zeitintensiv.
Das Unternehmen muss dennoch Unterlagen über die Prüfung aufbewahren, die im Falle einer Sonderprüfung oder Untersuchung von den Behörden eingesehen werden können.
Unternehmen, die im Jahresdurchschnitt weniger als 10 Vollzeitbeschäftigte im Jahresdurchschnitt haben, können gänzlich auf eine Prüfung verzichten, wenn alle Gesellschafter dies einstimmig beschließen.
Einer der Hauptzwecke einer ordnungsgemäßen Buchführung ist die korrekte Erklärung des steuerpflichtigen Einkommens und anderer relevanter Steuern. Der Jahresabschluss und der Anhang einer GmbH müssen der zuständigen Steuerverwaltung vorgelegt werden.
GmbHs müssen alle Schweizer Steuergesetze und -vorschriften einhalten. Die Höhe der Steuern des Unternehmens wird auf der Grundlage vom Gewinn und vom steuerpflichtigen Einkommen berechnet, das durch Abzug der zulässigen Ausgaben von den Einnahmen ermittelt wird.
Schweizer GmbHs unterliegen der Bundes-, Kantons- und Gemeindesteuer. Diese Steuersätze können je nach Standort des Unternehmens und anderen Faktoren variieren.
Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre Jahresabschlüsse von ihrer internen Buchhaltungsabteilung erstellen zu lassen oder die Buchhaltung auszulagern. Viele Schweizer GmbHs entscheiden sich dafür, ihre Buchhaltung an eine professionelle Buchhaltungsfirma auszulagern.
In der Regel sind nur grössere Unternehmen mit bedeutendem Umsatz gross genug, um eine eigene Buchhaltungsabteilung zu rechtfertigen. Kleinere Unternehmen können von der Auslagerung stark profitieren, da sie nicht die Zeit und die Kosten aufwenden müssen, die mit einer eigenen Abteilung verbunden sind (Gehälter, Büromiete, Ausrüstung usw.).
Diese Unternehmen generieren in der Regel nicht genug Buchhaltungsarbeit, um die Einstellung eines eigenen internen Buchhalters zu rechtfertigen.
Die Schweizer Steuergesetze können komplex sein, und es kann für eine GmbH von Vorteil sein, mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten, der mit den Schweizer Steuergesetzen und -vorschriften vertraut ist.
Ein Steuerberater kann dem Unternehmen helfen, seine Steuerschuld zu minimieren und die Einhaltung der Steuergesetze sicherzustellen. Er kann auch sicherstellen, dass die Buchhaltung in Übereinstimmung mit den steuerlichen Meldepflichten erstellt wurde.
Buchhaltungs- und Steuersoftware kann einer GmbH helfen, ihre Buchhaltungs- und Steuerprozesse auf kostengünstige Weise zu rationalisieren. Buchhaltungssoftware kann dazu beitragen, viele Aspekte des Buchhaltungsprozesses zu automatisieren, z. B. die Erfassung von Transaktionen und die Erstellung von Jahresabschlüssen.
Steuersoftware kann dazu beitragen, die Einhaltung der Schweizer Steuergesetze und -vorschriften sicherzustellen und die Steuerschuld des Unternehmens zu minimieren.
Das Unternehmen sollte sich jedoch nie vollständig auf Steuer- und Buchhaltungssoftware verlassen, da diese das Fachwissen von Fachleuten ersetzen kann.
Derartige Software sollte zusammen mit Steuer- und Buchhaltungsexperten eingesetzt werden, die abschließend bestätigen können, dass alles gemäß den erforderlichen Standards erstellt wurde.
Eine ordnungsgemäße Buchführung für eine GmbH mag aufgrund der Besonderheiten und Anforderungen, die es zu beachten gilt, wie eine Mammutaufgabe erscheinen. Es muss jedoch kein schwieriges oder teures Unterfangen sein.
Indem Sie Ihre Buchhaltung an die richtigen Fachleute auslagern und sich in allen Steuerangelegenheiten von Experten beraten lassen, können Sie die Anforderungen leicht erfüllen, ohne Ihre eigene kostbare Zeit oder Ressourcen zu verschwenden.