Buchhaltungssoftware vs. Treuhänder: Pro & Contra für kleine Unternehmen

Die Entscheidung, ob Sie die Buchhaltung Ihres Unternehmens intern führen oder auslagern wollen, ist für KMU und Start-ups in der Schweiz eine wichtige Entscheidung. Gründer können die Option in Betracht ziehen, die Buchhaltungsaufgaben selbst zu erledigen, um Kosten zu sparen und die Kontrolle zu behalten.

Die Komplexität der Schweizer Rechnungslegungsstandards und der erhebliche Zeitaufwand können dies jedoch zu einer Herausforderung und ineffizient machen.

Dieser Artikel beleuchtet die praktischen Aspekte der eigenen Buchhaltung sowie deren Vor- und Nachteile und gibt Einblicke in die Frage, ob Outsourcing die bessere Option für Ihr Unternehmen ist.

Können Sie Ihre eigene Buchhaltung führen?

Viele Existenzgründer, Einzelunternehmer und Inhaber von KMU in der Schweiz sind versucht, ihre Buchhaltung selbst zu führen, entweder persönlich oder durch Anstellung eines hauptamtlichen Buchhalters. Dies führt zu der wichtigen Frage, ob es machbar ist, die eigene Buchhaltung intern zu führen, anstatt die Dienste einer professionellen Buchhaltungsfirma oder eines Treuhänders in Anspruch zu nehmen.

Und wenn dies tatsächlich möglich ist, welche praktischen Aspekte sind damit verbunden?

Es ist zwar nichts Falsches oder Illegales daran, die Buchhaltung des eigenen Unternehmens zu führen, aber es kann aus zahlreichen Gründen, die wir in diesem Artikel untersuchen werden, sowohl schwierig als auch kostspielig sein.

Gründer, die diesen Weg gehen wollen, sollten eine klare Vorstellung davon haben, was dies praktisch bedeutet und welche Vor- und Nachteile damit verbunden sind. Es ist wichtig, realistisch zu sein und die technischen Anforderungen und Schwierigkeiten einer ordnungsgemäßen Buchführung nicht zu unterschätzen.

Praktische Aspekte der eigenen Buchführung

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Einzelunternehmen in der Schweiz mag es machbar erscheinen, die Buchhaltung intern zu führen. Sie erfordert jedoch ein solides Verständnis der schweizerischen Rechnungslegungsstandards, akribische Aufmerksamkeit für Details und einen erheblichen Zeitaufwand.

Das Schweizer Recht schreibt vor, dass alle Unternehmen eine genaue Buchführung über ihre Transaktionen, einschließlich Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten, führen müssen. Dazu gehört auch die Einhaltung des Schweizerischen Obligationenrechts (OR), das spezifische Anforderungen an die Buchführung und die Finanzberichterstattung enthält.

Einzelunternehmer mit einem Jahresumsatz von weniger als 500.000 CHF dürfen eine vereinfachte Buchhaltung führen, aber sobald diese Grenze überschritten wird, ist eine vollständige doppelte Buchführung erforderlich.

In der Praxis bedeutet das, dass Sie Ihre eigene Buchhaltung führen müssen:

• Führen detaillierter Aufzeichnungen über alle finanziellen Transaktionen
• Erstellung regelmäßiger Jahresabschlüsse
• Einhaltung von Steuervorschriften und Steuererklärungen
• Sicherstellung der Genauigkeit der Gehaltsabrechnung
• Überwachung des Cashflows
• Immer auf dem Laufenden bleiben mit den Änderungen der Rechnungslegungsvorschriften

Es liegt auf der Hand, dass eine interne Buchführung keine leichte Angelegenheit ist. Sie müssen sicherstellen, dass Sie alle Anforderungen erfüllen und über das nötige Fachwissen verfügen, um dies ohne schwerwiegende Fehler oder Auslassungen zu tun. In dieser Hinsicht kann der Einsatz von Software-Tools und Buchhaltungslösungen eine große Hilfe sein.

Buchhaltungssoftware als Hilfe

Das Aufkommen von hochentwickelten Buchhaltungsprogrammen hat es Kleinunternehmern und Selbständigen erheblich erleichtert, ihre eigene Buchhaltung zu führen. Diese Tools bieten eine Reihe von Funktionen, die den Prozess vereinfachen und die Einhaltung der Schweizer Buchhaltungsstandards gewährleisten.

Vorteile der Verwendung von Buchhaltungssoftware:

1. Automatisierung von Routineaufgaben: Buchhaltungssoftware kann viele der sich wiederholenden Aufgaben in der Buchhaltung automatisieren, z. B. die Rechnungsstellung, die Kostenerfassung und die Lohnabrechnung. Dadurch wird das Risiko menschlicher Fehler verringert und Sie haben mehr Zeit, sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens zu konzentrieren.
2. Einblicke in die Finanzen in Echtzeit: Viele Softwarelösungen bieten Dashboards und Berichte in Echtzeit, die Ihnen einen aktuellen Überblick über Ihre Finanzlage geben. Dies hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen und den Überblick über Ihr Cashflow-Management zu behalten.
3. Vereinfachte Steuereinhaltung: Eine gute Buchhaltungssoftware wird regelmäßig aktualisiert, um Änderungen der Steuergesetze und -vorschriften zu berücksichtigen. Dies trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält und teure Bußgelder und Strafen vermeidet.
4. Skalierbarkeit: Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto komplexer werden Ihre Buchhaltungsanforderungen. Viele Softwarelösungen sind skalierbar, d. h. sie können mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und ein höheres Transaktionsvolumen bewältigen, ohne dass Ihre Buchhaltungsprozesse komplett überarbeitet werden müssen.
5. Integrationsfähigkeiten: Moderne Buchhaltungssoftware kann häufig mit anderen Unternehmenstools integriert werden, z. B. mit Customer Relationship Management (CRM)-Systemen, E-Commerce-Plattformen und Banking-Apps. Dadurch wird der Datenfluss in Ihrem Unternehmen optimiert und die Effizienz erhöht.

Zu den beliebtesten Buchhaltungssoftwares in der Schweiz gehören Abacus, Infoniqa (ehemals Sage) und Bexio. SwissSalary bietet ein zuverlässiges und umfassendes Lohnbuchhaltungssystem, während Microsoft Dynamics 365 Business Central die ultimative All-in-One-ERP- und Buchhaltungslösung für Unternehmen ist. Jedes dieser Tools bietet massgeschneiderte Lösungen für die spezifischen Bedürfnisse von Schweizer KMU, Start-ups und Einzelunternehmen.

Trotz der Vielseitigkeit und der Vorteile einer hochentwickelten Buchhaltungssoftware ist es wichtig, sich über die Grenzen der eigenen Buchhaltung mit Hilfe einer solchen Software im Klaren zu sein. Bei komplexen Buchhaltungsanforderungen ist das Fachwissen eines professionellen Buchhaltungsanbieters unverzichtbar und wird oft für die ordnungsgemäße Nutzung der Software und für die korrekte Auslegung und Überwachung benötigt.

Von vielleicht noch größerer Bedeutung ist die Tatsache, dass die Kosten für Lizenzen für Buchhaltungssoftware exorbitant hoch sein können und sich daher für ein einzelnes kleines Unternehmen oder einen Einzelunternehmer nicht lohnen.

Professionelle ausgelagerte Buchhaltungsfirmen verwenden ähnliche Software, aber die Lizenzkosten werden auf einen großen Pool von Kunden verteilt, was oft bedeutet, dass es billiger ist, ihre Dienste in Anspruch zu nehmen, als die Kosten für Ihre eigene Buchhaltungssoftware als Einzelunternehmen zu tragen.

Vor- und Nachteile einer eigenen Buchhaltung

Vorteile

• Kosten sparen: Der offensichtliche Hauptvorteil einer eigenen Buchhaltung sind Kosteneinsparungen. Theoretisch können Sie durch die interne Führung Ihrer Buchhaltung die Kosten für die Beauftragung eines externen Buchhalters oder Treuhänders vermeiden und so Ihre Gesamtkosten senken. In der Praxis kann es jedoch aufgrund von Softwarekosten und anderen Faktoren, auf die wir später noch näher eingehen werden, oft teurer sein, die Buchhaltung selbst zu führen.
• Kompetenzerwerb: Für Gründerinnen und Gründer, die Erfahrungen in allen Aspekten der Unternehmensführung sammeln möchten, kann das Erlernen der eigenen Buchhaltung eine grossartige Erfahrung sein, die ihnen ein besseres Verständnis ihrer finanziellen Situation und des Schweizer Buchhaltungssystems vermittelt.
• Kontrolle und Datenschutz: Wenn Sie Ihre Bücher selbst führen, haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Finanzdaten und -prozesse und können sicherstellen, dass sensible Informationen vertraulich bleiben. Wenn Sie einen externen Buchhaltungsdienstleister beauftragen, ist es daher wichtig, dass Sie jemanden finden, dem Sie Ihre privaten Daten anvertrauen können.
• Besserer Einblick: Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst führen, erhalten Sie einen besseren Überblick über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens. Der größere Einblick, den Sie gewinnen, kann Ihnen helfen, fundiertere und rechtzeitigere Entscheidungen zu treffen.

Nachteile

• Zeitaufwendig: Die Buchführung ist bekanntermaßen zeitaufwändig, vor allem, wenn es Ihnen an Erfahrung mangelt und Sie nicht mit allen Buchhaltungsgesetzen und -verfahren vertraut sind. Als Startup-Gründer können Sie diese Zeit viel besser für die Verwaltung und Entwicklung Ihres Kerngeschäfts verwenden. Zeit ist die wertvollste Ressource, die Sie haben. Daher kann das Delegieren und Auslagern Ihrer Buchhaltungsprozesse Ihr Wachstum und Ihre betriebliche Effizienz erheblich fördern.
• Erhöhtes Risiko von Fehlern: Die Schweizer Rechnungslegungsstandards und Steuergesetze sind komplex. Ohne entsprechendes Fachwissen in der Buchhaltung ist die Gefahr von Fehlern viel größer. Dies kann nicht nur zu kostspieligen Strafen und rechtlichen Problemen führen, sondern auch interne Buchhaltungsfehler können zu falschen Entscheidungen und kritischen Fehlern im Betrieb führen.
• Mangelndes Fachwissen: Die meisten Geschäftsinhaber sind nicht unbedingt ausgebildete Buchhalter. Dieser Mangel an Fachwissen kann dazu führen, dass Möglichkeiten zur Steuereinsparung, Finanzplanung und allgemeinen Optimierung verpasst werden.
• Zusätzlicher Stress und Sorgen: Die Verantwortung für die Buchhaltung Ihres eigenen Unternehmens zu übernehmen, kann eine sehr stressige Aufgabe sein. Abgesehen von der zusätzlichen zeitlichen Belastung, die damit verbunden ist, machen Sie sich vielleicht Sorgen über Fehler und die möglichen Konsequenzen, die sich daraus ergeben könnten. Wenn Sie diese Aufgabe an einen externen Fachmann abgeben, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Buchhaltung korrekt geführt wird.

In Anbetracht der Risiken und Nachteile, die entstehen, wenn man seine Buchhaltung selbst in die Hand nimmt, ist es sinnvoll, sich für eine Outsourcing-Lösung zu entscheiden:

Was bedeutet das Outsourcing Ihrer Buchhaltung?

Die Auslagerung Ihrer Buchhaltung bedeutet, dass Sie eine externe Buchhaltungsfirma oder einen Treuhänder, wie Nexova AG, mit Ihren finanziellen Aufzeichnungen und Compliance-Aufgaben betrauen. Der Umfang der Dienstleistungen kann von einfacher Buchhaltung bis hin zu umfassenden Buchhaltungslösungen reichen, einschließlich Steuerplanung, Lohnbuchhaltung, Finanzberichterstattung und strategischer Finanzberatung.

Typische Dienstleistungen und Aufgaben, die von einer Buchhaltungsfirma durchgeführt werden, sind

• Aufzeichnung und Kategorisierung Ihrer finanziellen Transaktionen
• Erstellung und Einreichung von Jahresabschlüssen in Ihrem Namen
• Sicherstellung der Einhaltung der Schweizer Rechnungslegungsstandards und Steuergesetze
• Verwaltung der Gehaltsabrechnung und Verteilung der Sozialleistungen
• Bereitstellung von Finanzanalysen, Prognosen und strategischer Beratung
• Unterstützung bei Audits, falls erforderlich

Vorteile des Outsourcings

Es gibt viele gute Gründe, die für eine Auslagerung Ihrer Buchhaltungsaufgaben sprechen:

1. Größere Sachkenntnis und Genauigkeit: Professionelle Treuhandbüros verfügen über das Wissen, die Erfahrung und die Ressourcen, um Ihre Buchhaltungsanforderungen genau und effizient zu erfüllen, das Fehlerrisiko zu verringern und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
2. Kosten sparen: Obwohl Kosteneinsparungen oft der Grund sind, warum Gründer von der Beauftragung eines externen Buchhaltungstreuhänders absehen, kann Outsourcing in den meisten Fällen tatsächlich kostengünstiger sein als die Einstellung eines Vollzeitbuchhalters im Unternehmen oder sogar die Verwaltung Ihrer Buchhaltung selbst. Dies gilt insbesondere für KMU und Einzelunternehmen, die die betriebliche Effizienz von Buchhaltungsfirmen nutzen können, anstatt die Kosten für den Aufbau einer eigenen Buchhaltungsabteilung zu tragen.
3. Sparen Sie Zeit: Durch Outsourcing gewinnen Sie und Ihre Mitarbeiter Zeit, so dass Sie sich auf das Wachstum und die Optimierung Ihres Unternehmens konzentrieren können, anstatt sich mit banalen Verwaltungsaufgaben herumzuschlagen.
4. Zugang zur neuesten Technologie: Buchhaltungsfirmen wie Nexova verwenden in der Regel fortschrittliche Software und Tools, die Ihnen genaue Finanzdaten und Einblicke in Echtzeit bieten. Die Lizenzkosten für diese Software-Tools können für die individuelle Nutzung durch ein kleines Unternehmen unerschwinglich sein.
5. Skalierbarkeit: Wenn Ihr Unternehmen wächst, ändern sich auch Ihre Anforderungen an die Buchhaltung. Ein externer Buchhaltungsanbieter kann seine Dienstleistungen problemlos an Ihre wachsenden Anforderungen anpassen, wohingegen die Anpassung interner Buchhaltungsprozesse mühsam und kostspielig sein kann, um Schritt zu halten.
6. Anpassungsfähigkeit: Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sind Experten auf ihrem Gebiet, und es liegt in ihrer Verantwortung, mit den sich ändernden Normen und Vorschriften Schritt zu halten. So können sie ihren Ansatz rasch an die neuesten bewährten Verfahren anpassen und sicherstellen, dass Sie nicht hinter der Entwicklung zurückbleiben.
7. Unvoreingenommene Perspektive: Ein externer Treuhänder ist nicht persönlich oder emotional in Ihr Unternehmen involviert und ist daher eher in der Lage, eine unvoreingenommene Perspektive auf Ihre finanzielle Situation zu wahren, ohne dass Interessenkonflikte in den Weg treten.

Nachteile des Outsourcing

Es ist erwähnenswert, dass die Auslagerung der Buchhaltung auch einige potenzielle Nachteile mit sich bringt:

1. Verlust der Kontrolle: Wenn Sie Ihre Buchhaltung auslagern, geben Sie ein gewisses Maß an Kontrolle über Ihre Finanzprozesse ab. Das ist kein Problem, wenn Sie eine vertrauensvolle Beziehung zu Ihrem Buchhaltungsanbieter haben, kann aber ein Problem sein, wenn Sie es vorziehen, die direkte Kontrolle über Ihre eigenen Bücher zu behalten.
2. Unerwartete Überraschungen: Wenn Sie sich an den falschen Treuhänder wenden, kann dieser Sie mit versteckten Gebühren und Kosten überraschen oder nicht rechtzeitig und kompetent liefern.  
3. Abhängigkeit: Wenn Sie Ihre Buchhaltung an einen externen Anbieter übergeben, sind Sie völlig davon abhängig, dass dieser auch weiterhin seine Leistungen erbringt. Dies macht Sie angreifbar, wenn Probleme auftreten, Ausfallzeiten entstehen oder Ihre Erwartungen nicht erfüllt werden.
4. Mangelnde Kommunikation: Eine offene und transparente Kommunikation ist der Schlüssel zu einer effektiven Treuhänderbeziehung. Fehlkommunikation oder Verzögerungen können zu operativen Fehlern und Missverständnissen über Ihre finanzielle Situation führen.
5. Keine Innovation: Ein fauler Treuhänder kann versuchen, sich mit dem Nötigsten zu begnügen. Er wird nicht an Prozessverbesserungen oder Innovationen interessiert sein, die Ihr Finanzmanagement optimieren könnten. Deshalb ist es wichtig, einen Treuhänder zu wählen, der bereit ist, alles in seiner Macht Stehende zu tun, um die Finanzprozesse seiner Kunden zu verbessern und umzugestalten, und der in der Lage ist, sich an die sich ständig weiterentwickelnde Buchhaltungslandschaft in der Schweiz anzupassen.

Die meisten dieser Nachteile lassen sich abmildern, wenn Sie den richtigen Treuhänder finden. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wann es an der Zeit ist, Ihren Treuhänder zu wechseln und wie Sie einen finden, der besser zu Ihrem Unternehmen passt, lesen Sie unseren Artikel: Zehn Gründe für einen Wechsel des Treuhänders.

Do-it-yourself oder Outsourcing: Was ist besser?

Die Entscheidung, ob Sie Ihre Buchhaltung selbst führen oder auslagern wollen, hängt von verschiedenen Faktoren ab, z. B. von der Größe Ihres Unternehmens, der Komplexität Ihrer Finanztransaktionen, Ihrem Budget und Ihrer persönlichen Kompetenz bei Buchhaltungsaufgaben.

Wir haben die Unterschiede zwischen In-House und Outsourcing in drei Hauptvergleichsbereichen zusammengefasst: Kosten, Qualität und Effizienz.

Kosten

Ein Hauptargument für die interne Verwaltung Ihrer Buchhaltung ist die Einsparung der Kosten, die mit der Beauftragung externer Buchhaltungsdienstleister verbunden sind. Aber ist das wirklich der Fall? Es ist wichtig, die verschiedenen Kosten zu berücksichtigen, die mit einer eigenen Buchhaltung verbunden sind. Abgesehen von den direkten Kosten für die Buchhaltungssoftware und die Einstellung eines internen Buchhalters, die beide exorbitant hoch sein können, gibt es auch versteckte Kosten zu berücksichtigen. Dazu gehören Opportunitätskosten aufgrund des Zeitaufwands für Buchhaltungsaufgaben, mögliche Fehler, die zu Strafen führen können, und verpasste Gelegenheiten zur steuerlichen und finanziellen Optimierung.

Das Outsourcing ist zwar mit Vorlaufkosten verbunden, doch für die meisten KMU und Einzelunternehmer ist es langfristig gesehen in der Regel kostengünstiger. Durch das Outsourcing entfällt der Bedarf an einem Vollzeit-Buchhalter und die damit verbundenen Gemeinkosten. Darüber hinaus können professionelle Buchhalter oft Steuereinsparungen und finanzielle Optimierungen aufdecken, die einer ungeschulten Person entgehen könnten.

Qualität

Die Qualität der internen Buchführung hängt in hohem Maße vom Fachwissen und der Liebe zum Detail des Einzelnen ab. Die Beauftragung eines eigenen Vollzeitbuchhalters ist insofern attraktiv, als Sie die direkte Kontrolle darüber haben, wie er Ihre Buchhaltung führt, und sich jederzeit mit ihm treffen können, um Ihre Finanzen zu besprechen und die Qualität seiner Arbeit zu beurteilen. Die Abhängigkeit vom Fachwissen einer einzelnen Person und die möglichen Einschränkungen Ihrer eigenen Buchhaltungsressourcen können jedoch zu Qualitätsmängeln führen. Wenn Sie Ihre Buchhaltung komplett in die eigenen Hände nehmen, ist das Risiko sogar noch größer, denn ohne eine entsprechende Ausbildung ist die Gefahr von Fehlern größer.

Wenn Sie hingegen Ihre Buchhaltung an eine professionelle Buchhaltungsfirma auslagern, können Sie auf ein ganzes Team von Fachleuten zurückgreifen, denen eine Fülle von Ressourcen und Software zur Verfügung steht. Sie sind mit den neuesten Vorschriften und bewährten Verfahren bestens vertraut und bieten ein Qualitätsniveau, das intern oft nur schwer zu erreichen ist.

Wirkungsgrad

Die interne Verwaltung der eigenen Buchhaltung kann zeitaufwändig sein, Ihre Energie von Ihren Kerntätigkeiten ablenken und dadurch die betriebliche Effizienz verringern. Selbst wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, kann die Verwaltung Ihrer eigenen Finanzen eine erhebliche Ablenkung darstellen. Auch die Einstellung eines internen Buchhalters löst das Problem nicht unbedingt. Ohne angemessene Aufsicht machen sie Fehler, die unbemerkt bleiben. Außerdem kann der Einstellungs- und Schulungsprozess mühsam sein, so dass Sie, wenn Ihr Buchhalter kündigt, gezwungen sind, Energie und Ressourcen für die Suche und Schulung eines neuen Buchhalters aufzuwenden.

Durch die Auslagerung Ihrer Buchhaltung können Sie sich dagegen auf Ihre Kerntätigkeiten konzentrieren und die Gesamteffizienz verbessern. Buchhaltungsfirmen verfügen über ein Team qualifizierter Mitarbeiter, so dass Ihre Buchhaltungsarbeit stets auf Qualität und Konsistenz geprüft wird. Außerdem ist die Kontinuität größer, da Sie nicht von einem einzigen Buchhalter abhängig sind, der in Ihrem Unternehmen verbleibt. Wenn der Buchhalter, der Ihre Bücher verwaltet, die Buchhaltungsfirma verlässt, kann diese einfach einen anderen Buchhalter für Ihr Unternehmen abstellen und verfügt über die nötigen Systeme, um während des Wechsels Konsistenz und Kontinuität zu gewährleisten.

Das Urteil

Die Entscheidung, ob Sie Ihre Buchhaltung selbst führen oder auslagern wollen, hängt von Ihren spezifischen Umständen und persönlichen Vorlieben ab. Wenn es sich um ein kleines Unternehmen mit einfachen Transaktionen handelt und Sie die Zeit und Lust haben, Ihre Buchhaltung selbst zu lernen und zu führen, können Sie damit Geld sparen und haben die volle Kontrolle. Stellen Sie sich jedoch darauf ein, dass Sie viel Zeit brauchen und sich ständig weiterbilden müssen, um die Schweizer Vorschriften einzuhalten.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, Ihre Transaktionen komplex sind oder Sie sich lieber auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, ist Outsourcing wahrscheinlich die bessere Option. Das Fachwissen, die Zeitersparnis und das Potenzial für ein strategischeres Finanzmanagement überwiegen oft die Vorlaufkosten und den vermeintlichen Kontrollverlust.

Für die meisten Start-ups, KMUs und Einzelunternehmen in der Schweiz ist Outsourcing der richtige Weg, um Zeit und Geld zu sparen und die Qualität und Leistung zu steigern. Vor allem aber kann das Outsourcing Ihnen die Gewissheit geben, dass Ihre Buchhaltung von Fachleuten erledigt wird, die für Genauigkeit, Compliance und Effizienz sorgen.