Doppelte Buchhaltung einfach erklärt

Eine ordnungsgemässe Buchführung ist ein wesentlicher Aspekt der effektiven Führung eines Unternehmens. Die meisten Firmen müssen bei der Erstellung ihrer Bücher die Grundsätze der doppelten Buchhaltung befolgen. Die doppelte Buchhaltung ist ein grundlegendes Konzept der modernen Buchführungspraxis.

Dabei handelt es sich um ein Buchführungssystem, bei dem jede finanzielle Transaktion auf zwei verschiedenen Konten, einem Soll- und einem Habenkonto, verbucht wird. In diesem Artikel wird die doppelte Buchhaltung in der Schweiz auf einfache Weise erklärt.

Was ist die doppelte Buchhaltung?

Die doppelte Buchhaltung ist eine Methode der Buchhaltung, bei der jede finanzielle Transaktion auf mindestens zwei verschiedenen Konten verbucht wird (daher der Name „doppelte Buchhaltung“), wobei ein Konto belastet und ein anderes Gegenkonto gutgeschrieben wird. Die Summe aller Belastungen muss der Summe aller Gutschriften entsprechen, damit die Buchhaltungsgleichung (Aktiva = Passiva) immer ausgeglichen ist.

Die doppelte Buchhaltung trägt dazu bei, den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens während des betreffenden Rechnungszeitraums genau zu dokumentieren. Sie spiegelt die aktuelle Situation und die Rentabilität der Firma durch Abschlüsse wie die Bilanz und die Erfolgsrechnung wider.

Was bedeuten die Begriffe „Soll“ und „Haben“?

In der Buchhaltung werden die Begriffe „Soll“ und „Haben“ zur Erfassung von Transaktionen verwendet. Soll bedeutet eine Zunahme der Aktiva oder eine Abnahme der Verbindlichkeiten oder des Eigenkapitals, während Haben eine Abnahme der Aktiva oder eine Zunahme der Verbindlichkeiten oder des Eigenkapitals bedeutet. Konten werden entweder als „Soll-Konten“ oder als „Haben-Konten“ bezeichnet. Ein Sollkonto ist ein Konto, bei dem eine Wertsteigerung auf der Sollseite und eine Wertminderung auf der Habenseite verbucht wird, und umgekehrt bei einem Habenkonto.

Interessant ist, dass die Sollseite immer auf der linken Seite und die Habenseite immer auf der rechten Seite der Buchhaltungsbücher steht. Dies ist in der gesamten Welt der Buchhaltung üblich. Das Habenkonto wird manchmal auch als „Gegenkonto“ bezeichnet.

Einfache Buchhaltung vs. Doppelte Buchhaltung

Die doppelte Buchhaltung ist zwar die genaueste und allgemein bevorzugte Methode, um die Bücher eines Unternehmens zu führen, aber es gibt auch noch andere Methoden, die verwendet werden. Diese werden als einfache Buchführung oder manchmal auch als “Milchbüechli Rechnung“ bezeichnet.

Vereinfachte Buchführung

Die vereinfachte Buchführung ist eine einfachere Methode der Buchhaltung, bei der die Transaktionen in einem Kassenbuch festgehalten werden, das eine einfache Aufzeichnung aller Bareinnahmen und -ausgaben darstellt. Die Transaktionen werden in grobe Kategorien wie Einnahmen und Ausgaben eingeteilt und in chronologischer Reihenfolge aufgezeichnet. Der Vorteil der vereinfachten Buchführung besteht darin, dass sie leichter zu verstehen und umzusetzen ist, weshalb sie sich gut für kleinere Firmen und Privatpersonen eignet. Allerdings ist sie nicht so genau und vollständig wie die doppelte Buchhaltung.

Doppelte Buchhaltung

Bei der doppelten Buchhaltung hingegen wird jede finanzielle Transaktion auf zwei Konten verbucht: auf dem Konto, auf dem der Zu- oder Abfluss tatsächlich stattgefunden hat (z. B. Kassenkonto), und auf dem Konto, für das das Geld verwendet/erhalten wurde (z. B. Kauf von Vorräten, Verkauf usw.). Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jede Transaktion ordnungsgemäss verbucht wird und die Buchhaltungsgleichung stets ausgeglichen bleibt. Dieses System der Buchführung ist komplexer als die einfache Buchhaltung, bietet aber ein genaueres und vollständigeres Bild der finanziellen Situation eines Unternehmens.

Müssen alle Unternehmen eine doppelte Buchhaltung führen?

Die meisten Schweizer Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, die doppelte Buchführung anzuwenden, aber nicht alle. Nach dem Schweizerischen Obligationenrecht (OR) sind die Anforderungen wie folgt:

• Unternehmen, die eigenständige juristische Personen sind, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dazu gehören alle Aktiengesellschaften (AGs) und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHs).
• Alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mindestens 500.000 CHF sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dies gilt auch für Einzelunternehmen und Personengesellschaften.

(OR Artikel 957).

Dies bedeutet im Wesentlichen, dass Einzelunternehmer und Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz von weniger als 500.000 CHF vereinfachte Buchführungsmethoden wie die einfache Buchführung verwenden können, wenn sie dies wünschen. Aber auch diese Unternehmen können von der grösseren Genauigkeit der doppelten Buchhaltung profitieren und sollten diese anwenden, wenn sie über die entsprechenden Ressourcen und Fachkenntnisse verfügen.

Wie funktioniert die doppelte Buchhaltung in der Praxis?

Die doppelte Buchhaltung umfasst die folgenden Schritte:

1. Identifizieren Sie die Finanztransaktion: Wann immer eine finanzielle Transaktion stattfindet, wie z. B. ein Verkauf, ein Kauf oder eine Zahlung, wird die Transaktion identifiziert und aufgezeichnet.
2. Bestimmen Sie die betroffenen Konten: Die Konten, die von der Transaktion betroffen sind, werden laut Kontenplan ermittelt. Dabei kann es sich zum Beispiel um Aktiv-Konten oder Passiv-Konten in der Bilanz handeln, oder um Aufwand-Konten und Ertrags-Konten in der Erfolgsrechnung.
3. Verbuchen Sie die Transaktion: Die Transaktion wird durch Buchungen auf den entsprechenden Konten erfasst. Bei einem Konto findet die Buchung auf der Soll-Seite statt, beim Gegenkonto auf der Haben-Seite.
4. Achten Sie darauf, dass die Konten ausgeglichen sind: Der Gesamtbetrag der Gutschriften muss immer gleich dem Gesamtbetrag der Belastungen sein. Bei Unstimmigkeiten müssen die Konten überprüft werden, um etwaige Fehler zu ermitteln und zu korrigieren.

Schweizer Rechnungslegungsstandards

Unternehmen auf der ganzen Welt erstellen ihre Abschlüsse in der Regel nach bestimmten branchenweiten Rechnungslegungsstandards. In der Schweiz werden hauptsächlich das “Obligationenrecht“ (OR), die „Schweizerischen Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung“ (Swiss GAAP FER) oder die „International Financial Reporting Standards“ (IFRS) befolgt.

Swiss GAAP FER ist eine Reihe von Rechnungslegungsstandards, die detaillierte Richtlinien für die Erstellung von Jahresabschlüssen in der Schweiz enthalten, einschliesslich Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Geldflussrechnung. Die IFRS sind weit verbreitete Rechnungslegungsstandards, die in ganz Europa und vielen anderen Teilen der Welt allgemein befolgt werden.

Beide Rechnungslegungsstandards, Swiss GAAP FER und IFRS verfolgen das Ziel, eine grösstmögliche Transparenz der wesentlichen Sachverhalte zu erreichen und folgen vergleichbaren allgemeinen Standards, wie dem „true and fair view“ bei den IFRS oder dem FER-Standard, wonach die Jahresrechnung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermitteln muss.

Warum eine doppelte Buchhaltung?

Die doppelte Buchhaltung ist komplexer, kostspieliger und zeitaufwändiger als die einfache Buchhaltung. Es stellt sich also die Frage: Warum sollte man sich die Mühe machen, eine doppelte Buchführung anzuwenden?

Die doppelte Buchführung ist in der Tat ein unglaublich nützliches Instrument, das zum Gesamterfolg einer Firma beitragen kann. Eine solide doppelte Buchhaltung kann dazu beitragen, wertvolle Einblicke in die finanzielle Situation der Firma zu gewinnen und somit fundierte finanzielle und operative Entscheidungen zu treffen. Sehen wir uns einige der Vorteile der doppelten Buchführung an:

Vorteile der doppelten Buchhaltung:

1. Mehr Informationen führen zu besseren Entscheidungen: Während die vereinfachte Buchführung nur die Einnahmen und Ausgaben erfasst, bietet die doppelte Buchhaltung ein viel umfassenderes Bild. So können Sie zum Beispiel genau verfolgen, wie viel Geld für bestimmte Zwecke ausgegeben wurde, wie viel Inventar und Bargeld Ihnen zur Verfügung steht und wie hoch der Wert Ihrer Aktiva und Passiva zu einem bestimmten Zeitpunkt ist. Sie erhalten einen vollständigen Überblick über die finanzielle Gesamtsituation und die Rentabilität des Unternehmens. Diese zusätzlichen Informationen helfen Ihnen, Chancen und Risiken zu erkennen, und ermöglichen es Ihnen letztlich, bessere Entscheidungen über die Tätigkeit und die Pläne des Unternehmens zu treffen.
2. Genauigkeit: Die doppelte Buchhaltung gewährleistet die Genauigkeit der des Rechnungswesen, da jede Transaktion auf mindestens zwei Konten verbucht werden muss. Wenn die Bücher abgeschlossen und verbucht sind, sollte die Summe der Habenseite des Hauptbuchs der Sollseite entsprechen, ebenso wie andere eingebaute Gegenkontrollen, die der doppelten Buchführung eigen sind. Dies trägt zur Verringerung von Fehlern und Diskrepanzen in den Jahresabschlüssen bei und vermittelt ein zuverlässigeres Bild der finanziellen Situation eines Unternehmens.
3. Transparenz: Die doppelte Buchführung vermittelt ein klares und transparentes Bild der finanziellen Situation eines Unternehmens. Sie hilft auch bei der Erstellung von Schlüsselkennzahlen wie Cashflow, Liquidität, KGV usw. Dadurch wird es für die Beteiligten einfacher, die finanzielle Gesamtlage und den Erfolg des Unternehmens zu verstehen.
4. Einhaltung der Vorschriften: Die doppelte Buchführung ist eine weithin anerkannte Methode der Buchhaltung und eine grundlegende gesetzliche Anforderung für Unternehmen in der Schweiz und vielen anderen Ländern. Genaue und vollständige Finanzunterlagen sind für die Steuerberichterstattung, die Abrechnung der Mehrwertsteuer, Finanzprüfungen und andere Compliance-Anforderungen unerlässlich.

Merkmale der Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung befasst sich mit der Erstellung von Jahresabschlüssen, sowohl für die interne Überprüfung als auch für externe Interessengruppen. Die Finanzbuchhaltung hat mehrere Schlüsselelemente und Merkmale.

Arten von Konten

In der Buchhaltung gibt es verschiedene Arten von Konten, die im Allgemeinen in verschiedene Kategorien unterteilt werden können. Dazu gehören Aktiva, Passiva, Aufwand und Ertrag. Aktiva sind Ressourcen, die sich im Besitz des Unternehmens befinden, während Passiva die Verpflichtungen des Unternehmens darstellen, wie z. B. Schulden. Das Eigenkapital stellt den Restanteil der Eigentümer am Unternehmen dar, nachdem die Verbindlichkeiten von den Vermögenswerten abgezogen wurden. Die Einnahmen sind die Erträge des Unternehmens aus seiner normalen Geschäftstätigkeit, während der Aufwand die Kosten der Geschäftstätigkeit darstellt.

Finanzberichte

Die vorgenannten Kontenarten werden in den Jahresabschlüssen eines Unternehmens ausgewiesen. Jahresabschlüsse sind eine Reihe von Berichten, die Informationen über die finanzielle Lage und Leistung eines Unternehmens liefern. Es gibt drei Hauptabschlüsse:

Bilanz

Die Bilanz bietet eine Momentaufnahme der Finanzlage eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie erfasst die Aktiven und Passiven des Unternehmens und zeigt, wie sie zueinander in Beziehung stehen. Die Bilanz basiert auf der Bilanzgleichung:

Aktiven = Passiven (Fremdkapital + Eigenkapital)

Aktiva:

Vermögenswerte sind die Ressourcen, die ein Unternehmen besitzt. Sie können materiell sein, z. B. Immobilien und Ausrüstung, oder immateriell, z. B. Patente und Urheberrechte. Sie können kurzfristig sein, wie Vorräte und Bargeld, oder langfristig, wie Grundstücke und Gebäude.

Passiva:

Verbindlichkeiten sind die Verpflichtungen, die ein Unternehmen gegenüber anderen hat. Sie können kurzfristig sein, wie Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, oder langfristig, wie Darlehen und Anleihen.

Eigenkapital ist der Anteil des Eigentümers am Unternehmen. Bei Aktiengesellschaften gehören dazu das Aktienkapital, bei GmbH das Stammkapital sowie bei beiden die Reserven und ein allfälliger Gewinnvortrag.

Erfolgsrechnung

Die Erfolgsrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung) zeigt den Aufwand, Ertrag und den Gewinn oder -verlust eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum, z. B. ein Quartal oder ein Jahr. Die Erfolgsrechnung basiert auf der folgenden Formel:

Ergebnis der Geschäftsperiode = Ertrag – Aufwand

Ertrag:

Der Ertrag ist der Geldbetrag, den ein Unternehmen aus seiner regulären Tätigkeit, z. B. aus Verkäufen und Dienstleistungen, umsetzt. Es gibt auch andere Formen von Erträgen, wie z. B. Zinserträge aus Investitionen, Dividenden usw.

Aufwand:

Aufwand sind die Kosten, die mit dem Betrieb eines Unternehmens verbunden sind, z. B. Gehälter, Miete, Ausrüstung und Zubehör.

Gewinn oder Verlust:

Gewinn oder Verlust ist die Differenz zwischen Ertrag und Aufwand. Eine positive Zahl weist auf einen Gewinn hin, eine negative Zahl auf einen Verlust.

Geldflussrechnung 

Die Geldflussrechnung zeigt die Zuflüsse und Abflüsse von Zahlungsmitteln und Zahlungsmitteläquivalenten in einem bestimmten Zeitraum. Sie umfasst drei Abschnitte: operative Tätigkeiten, Investitionstätigkeiten und Finanzierungstätigkeiten. Während sich die Erfolgsrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung) mit den angefallenen Einnahmen und Ausgaben befasst (die aber noch nicht notwendigerweise eingegangen oder bezahlt sind), liefert die Geldflussrechnung eine genaue Aufzeichnung der tatsächlich vom Unternehmen ausgezahlten und erhaltenen Geldbeträgen.