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Buchhaltung
David Merz | Geschäftsführer
Zürich, April 30, 2023
Als Einzelunternehmer, der in der Schweiz tätig ist, fragen Sie sich vielleicht, ob es notwendig ist, eine Erfolgsrechnung zu erstellen. Auch wenn Sie nicht verpflichtet sind, eine detaillierte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung zu führen, so ist es doch unerlässlich, einen klaren Überblick über die finanzielle Situation Ihrer Firma zu haben und für Steuerzwecke genaue Aufzeichnungen über die Einnahmen zu führen. Eine Erfolgsrechnung hilft Ihnen, diese beiden Anforderungen zu erfüllen. In diesem Artikel werden wir die Bedeutung einer Erfolgsrechnung für eine Einzelfirma und die verschiedenen Methoden zu ihrer Erstellung und Darstellung untersuchen.
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Eine Erfolgsrechnung, auch bekannt als Gewinn- und Verlustrechnung, ist ein Finanzbericht, der die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum zusammenfasst. Sie bietet einen detaillierten Überblick über die finanzielle Leistung eines Unternehmens in diesem Zeitraum und ist ein wichtiges Instrument zur Messung der Rentabilität.
In der Schweiz wird die Erfolgsrechnung bei Einzelfirmen manchmal auch als „Gewinn- und Verlustrechnung“ oder “Einnahmen-Ausgaben Rechnung“ bezeichnet. Die Erfolgsrechnung ist neben der Bilanz und der Kapitalflussrechnung einer der drei wichtigsten Finanzausweise.
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Der Hauptzweck einer Erfolgsrechnung besteht darin, die finanzielle Leistung eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum hinweg zu verfolgen.
Als Unternehmer mit einer eigenen Einzelfirma reicht es nicht aus, Ihren Erfolg nur an Ihrem Kontostand zu messen. Dieser gibt Ihnen nur eine Momentaufnahme Ihrer Finanzlage und zeigt Ihnen nicht eindeutig, ob Ihre Geschäftstätigkeit über einen bestimmten Zeitraum zu einem Gewinn oder Verlust geführt hat und welche Faktoren zu Ihrem Erfolg oder Misserfolg beigetragen haben.
Hier ist eine Gewinn- und Verlustrechnung unabdingbar, da sie ein detailliertes Bild davon vermitteln kann, wie erfolgreich Ihr Unternehmen gewesen ist und woher dieser Erfolg (oder Misserfolg) kam.
Eine Erfolgsrechnung dient auch vielen anderen praktischen Zwecken:
Nicht alle Einzelunternehmen sind in der Schweiz gesetzlich verpflichtet, eine vollständige Buchhaltung und Jahresrechnung zu führen. Allerdings müssen alle Einzelunternehmer ihr Einkommen zu Steuerzwecken erklären, was eine Aufzeichnung ihrer Einnahmen und Ausgaben erforderlich macht. Je nach Jahresumsatz kann es akzeptabel sein, solche Aufzeichnungen mit vereinfachten Buchführungsmethoden zu führen, wie zum Beispiel einer “Milchbüechli-Rechnung“.
Eine Erfolgsrechnung dient auch vielen anderen nützlichen Zwecken, so dass selbst Einzelunternehmer, die nicht verpflichtet sind, eine ordnungsgemäßen Jahresabschluss zu erstellen, dies zu ihrem eigenen Nutzen tun sollten.
Als in der Schweiz tätiger Einzelunternehmer hängen die spezifischen Buchführungsregeln, die Sie befolgen müssen, in hohem Maße von Ihrem Jahresumsatz ab:
Wenn Sie in der Schweiz als Einzelunternehmer mit einem Jahresumsatz von weniger als 100.000 CHF tätig sind, sind Sie weder gesetzlich verpflichtet, eine vollständige Buchhaltung zu führen, noch müssen Sie sich für die Mehrwertsteuer registrieren lassen. Sie müssen jedoch Ihre Einkünfte angeben und daher genaue Aufzeichnungen über Ihre Einnahmen und Ausgaben führen. Sie können diese Aufzeichnungen nach der für Sie am besten geeigneten Methode führen. Dies kann zum Beispiel auch eine simple Aufstellung als “Milchbüechli-Rechnung sein.
Wenn Sie in der Schweiz als Einzelunternehmer tätig sind und einen Jahresumsatz von mehr als 100.000 CHF erzielen, müssen Sie sich im Handelsregister eintragen lassen. In diesem Fall ist eine formelle Buchführung obligatorisch. Außerdem müssen Sie sich für die Mehrwertsteuer anmelden und diese abführen.
Bleibt Ihr Jahresumsatz unter 500’000 CHF, dürfen Sie eine vereinfachte Buchhaltung führen. Die grundlegenden Anforderungen an Ihre Bücher sind:
Einzelunternehmen in der Schweiz mit einem Jahresumsatz von mehr als 500.000 CHF sind verpflichtet, eine doppelte Buchhaltung zu führen, die den im Schweizerischen Obligationenrecht (OR) festgelegten Rechnungslegungsgrundsätzen entspricht. Dazu gehört notwendigerweise ein vollständiger Jahresabschluss, d. h. eine Bilanz, ein Anhang und natürlich eine Erfolgsrechnung. Auch andere wichtige Grundsätze wie die zeitliche Abgrenzung müssen beachtet werden.
Eine ausführlichere Diskussion über die doppelte Buchführung finden Sie hier
Erfolgsrechnungen können mit unterschiedlichen Methoden erstellt und in verschiedenen Formen präsentiert werden. Wir werden die gängigsten Methoden zur Erstellung und Darstellung von Erfolgsrechnungen erörtern und die Unterschiede zwischen ihnen vergleichen.
Kleine Unternehmen und Einzelunternehmen haben die Möglichkeit, ihre Gewinn- und Verlustrechnung nach dem einstufigen oder mehrstufigen Ansatz zu erstellen. Beide Arten von Gewinn- und Verlustrechnungen enthalten Informationen über die Einnahmen, Ausgaben und den Gewinn oder Verlust des Unternehmens während des Abrechnungszeitraums, unterscheiden sich jedoch in Bezug auf den Detaillierungsgrad und die Komplexität.
Eine einstufige Erfolgsrechnung ist ein einfacherer Ansatz zur Darstellung der Einnahmen, Ausgaben und des Gewinns/Verlusts eines Unternehmens. Sie berechnet den Gewinn oder Verlust anhand einer einzigen, einfachen Gleichung:
Nettoeinkommen = (Gewinne + Einnahmen) – (Verluste + Ausgaben)
Die einstufige Erfolgsrechnung beruht auf einer einfachen Buchführungsmethode und ist daher leicht zu erstellen und zu verstehen. Sie weist keinen hohen Detaillierungsgrad auf und eignet sich daher in der Regel besser für kleinere Unternehmen und Einzelunternehmer, die lediglich eine grundlegende Bewertung ihres Nettoeinkommens vornehmen müssen.
Eine einstufige Gewinn- und Verlustrechnung ist für Sie am besten geeignet, wenn:
Eine einstufige Erfolgsrechnung ist nicht die richtige Wahl, wenn Sie eine eingehendere Analyse der Rentabilität und der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens benötigen. In diesem Fall reicht die bloße Betrachtung des Nettoergebnisses nicht aus, um die finanzielle Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens im Detail zu beurteilen. Für die meisten Einzelunternehmer ist ein einstufiger Ansatz für die Gewinn- und Verlustrechnung ausreichend.
Eine mehrstufige Erfolgsrechnung verwendet ein dreistufiges Verfahren (oder drei Gleichungen) zur Berechnung des Nettogewinns eines Unternehmens. Sie trennt außerdem die betrieblichen Erträge und Aufwendungen von den nichtbetrieblichen Erträgen und Aufwendungen, was einen aussagekräftigeren Überblick über den Nettogewinn eines Unternehmens und dessen Herkunft ermöglicht.
Eine mehrstufige Gewinn- und Verlustrechnung verwendet die folgenden drei Formeln zur Berechnung des Nettogewinns eines Unternehmens:
Eine mehrstufige Gewinn- und Verlustrechnung ist aufwändiger zu erstellen, bietet aber einen höheren Detaillierungsgrad und eine Aufschlüsselung der Aufwendungen und Erträge nach betrieblichen und nichtbetrieblichen Posten. Dies ist nützlich für größere Unternehmen, die eine eingehendere Analyse ihrer Gewinn- und Verlustrechnung benötigen und die Kapazität haben, die zusätzlichen Kosten und die Komplexität, die mit der Anwendung dieser Methode verbunden sind, zu tragen.
Sie ist auch notwendig, wenn Sie über den Bruttogewinn und/oder das Betriebsergebnis berichten müssen. Im Allgemeinen sind solche Kennzahlen für Einzelunternehmer nicht unbedingt erforderlich, können aber dennoch nützliche Informationen für diejenigen sein, die dies wünschen.
Sie können nicht nur zwischen einem ein- oder mehrstufigen Ansatz zur Berechnung Ihres Nettoeinkommens mit Ihrer Erfolgsrechnung wählen, sondern haben auch eine gewisse Freiheit bei der Darstellung Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung. Die beiden gängigsten Darstellungsformen der Erfolgsrechnung sind die Produktionsgewinn- und -verlustrechnung (Gesamtkostenverfahren) und die Umsatzgewinn- und -verlustrechnung (Umsatzkostenverfahren).
Beim Gesamtkostenverfahren werden die Aufwendungen nach der Art des Aufwands gruppiert, unter den sie fallen, z. B. Gehälter, Mieten, Rohstoffe usw. In der Erfolgsrechnung wird dann der Gesamtaufwand für jede Aufwandsart ausgewiesen.
Diese Methode ist relativ einfach und enthält keine Informationen darüber, wofür die Aufwendungen verwendet werden (d. h. ihre „Funktion“), und es wird auch nicht zwischen Aufwendungen unterschieden, die in verschiedenen Abteilungen oder für verschiedene Produktlinien anfallen.
Da die Art der Ausgaben weniger detaillierte Informationen enthält und die Ausgaben nicht nach Funktionen getrennt werden (z. B. betriebliche vs. nichtbetriebliche Ausgaben), ist sie in der Regel die bevorzugte Wahl für einstufige Erfolgsrechnungen.
Aufgrund ihrer Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit eignet sie sich am besten für Selbstständige und Kleinunternehmen und wäre daher für die meisten Einzelunternehmen geeignet.
Beim Umsatzkostenverfahren werden die Ausgaben nach ihrer Funktion oder ihrem Zweck gruppiert (z. B. die Produkte oder Dienstleistungen, auf die sie sich beziehen, die Abteilung, für die sie getätigt wurden, usw.). In der Gewinn- und Verlustrechnung werden dann die Umsatzkosten für jede dieser Kategorien ausgewiesen.
Beispiele für Aufwandspositionen in einer Erfolgsrechnung für Verkäufe sind:
Dies ermöglicht eine einfache Trennung nach betrieblichen und nicht-betrieblichen Aufwendungen und Erträgen und ist daher die bevorzugte Wahl bei der Erstellung einer mehrstufigen Erfolgsrechnung. Außerdem liefert es nützliche Zusatzinformationen darüber, welche Geschäftsbereiche zu Aufwendungen und Erträgen geführt haben.
Das Umsatzkostenverfahren wird im Allgemeinen von großen und mittelgroßen Unternehmen bevorzugt, insbesondere von solchen mit mehreren Interessengruppen, die detailliertere Informationen über die Leistung des Unternehmens benötigen.
Als Einzelunternehmer sind Sie wahrscheinlich auf der Suche nach einer einfachen, aber effektiven Möglichkeit, Ihre Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen und den Überblick über Ihren Nettogewinn zu behalten. Je nach Ihrem Jahresumsatz sind Sie vielleicht nicht verpflichtet, eine formelle Erfolgsrechnung zu führen, aber wie wir festgestellt haben, ist sie in fast allen Fällen äußerst hilfreich.
Letztlich hängt die Entscheidung, wie Sie als Einzelunternehmer Ihre Einkünfte am besten aufzeichnen, von Ihren persönlichen Vorlieben ab (und natürlich von den für Sie geltenden Vorschriften). Für die meisten Selbständigen, Einzelunternehmer und Kleinunternehmen sind einfache, einstufige Einkommenserklärungen, die nach dem Gesamtkostenverfahren erstellt werden, ausreichend. Auf diese Weise können sie auf einfache und genaue Weise ihr Nettoeinkommen im Auge behalten und die Rechnungslegungsvorschriften einhalten, ohne die Kosten und die Komplexität detaillierterer Ansätze auf sich nehmen zu müssen.
Wenn Sie jedoch Inhaber einer Einzelfirma mit umfangreicheren Tätigkeiten und höherem Umsatz sind und das Gefühl haben, dass Sie einen tieferen Einblick in Ihre Einnahmen und Ausgaben benötigen, dann können Sie sich für einen komplexeren Ansatz wie eine mehrstufige Erfolgsrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren entscheiden.
Wie auch immer Ihre Situation aussehen mag, wir bei Nexova AG haben das Wissen und die Erfahrung, um Ihnen bei der Implementierung der besten Lösung für die Erstellung Ihrer Erfolgsrechnung und bei der Durchführung Ihrer anderen Buchhaltungsanforderungen zu helfen.