Über den Gewinn hinaus: Die wesentliche Rolle des Liquiditätsmanagements für den Unternehmenserfolg

Was ist Liquiditätsmanagement?

Einer der wichtigsten Bestandteile eines erfolgreichen und nachhaltigen Unternehmens ist ein optimales Liquiditätsmanagement. Das Liquiditätsmanagement umfasst die sorgfältige Planung des Cashflows eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass es über genügend liquide Mittel verfügt, um kurzfristige Verpflichtungen zu erfüllen. Zu diesem Prozess gehören die Vorhersage des Cashflows, die Verwaltung des Betriebskapitals und die strategische Planung sowohl für erwartete als auch für unerwartete finanzielle Bedürfnisse.

Wer muss seine Liquidität verwalten?

Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass ein gezieltes Liquiditätsmanagement nur für größere Unternehmen erforderlich ist, während kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Einzelunternehmen mit rudimentären oder informellen Liquiditätsmanagementprozessen auskommen können.

Das ist schlichtweg falsch, denn jedes Unternehmen, vom Start-up bis zum multinationalen Konzern, muss seine Liquidität richtig managen. Tatsächlich kann eine sorgfältige Liquiditätsplanung für kleinere Unternehmen und Neugründungen sogar noch wichtiger sein, da sie häufig mit größeren Liquiditätsproblemen und -beschränkungen konfrontiert sind, während größere Unternehmen in der Regel über mehr Ressourcen und einen leichteren Zugang zu Kapital verfügen.

Wenn die Krise zuschlägt: akutes vs. laufendes Liquiditätsmanagement

Für Unternehmen ist ein optimales Liquiditätsmanagement zu jeder Zeit von entscheidender Bedeutung. Besonders kritisch wird es jedoch, wenn eine Finanzkrise eintritt, schnell zu handeln und eine ausreichende Liquidität sicherzustellen. In diesem Zusammenhang können wir zwischen akutem und laufendem Liquiditätsmanagement unterscheiden:

Akutes Liquiditätsmanagement

Das akute Liquiditätsmanagement konzentriert sich auf den unmittelbaren Bargeldbedarf während einer plötzlichen Liquiditätskrise. Diese kann durch Konjunkturabschwünge, Marktzusammenbrüche, unerwartete Ausgaben oder ein allgemeines Versagen bei der kontinuierlichen Sicherstellung einer optimalen Liquidität ausgelöst oder verschlimmert werden und in einer Liquiditätskatastrophe gipfeln. Zu den Strategien für das akute Liquiditätsmanagement gehören:

• Sicherstellung einer Notfinanzierung oder Verlängerung bestehender Kreditlinien,
• Aussetzen von Kreditrückzahlungen oder Aushandeln verlängerter Zahlungsfristen mit Lieferanten,
• Liquidation nicht lebensnotwendiger Vermögenswerte,
• Einstellung aller nicht lebensnotwendigen Ausgaben,
• Versendung von Zahlungsaufforderungen an Schuldner und Mahnungen an diejenigen, die bereits mit ihren Zahlungen im Rückstand sind.

Laufendes Liquiditätsmanagement

Es ist wichtig zu verstehen, dass akute Liquiditätsmanagement-Strategien ein letzter Ausweg sind und nur in extremen Fällen angewandt werden sollten, wenn es keine anderen praktikablen Mittel zur Liquiditätsbeschaffung gibt. Deshalb ist es so wichtig, die Liquidität fortlaufend effektiv zu verwalten, da dies dazu beiträgt, dass eine Krise gar nicht erst entsteht.

Das laufende Liquiditätsmanagement umfasst eine kontinuierliche Überwachung und Planung, um unter normalen Geschäftsbedingungen eine optimale Liquidität zu erhalten. Dazu gehören regelmäßige Cashflow-Prognosen, die Verwaltung des Betriebskapitals und die Aufrechterhaltung angemessener Kreditlinien.

Die Liquiditätssteuerung und die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit sind wesentliche Bestandteile des Cash Managements. Experten betonen, dass eine effektive Cash Steuerung und Kontrolle sowie das Risikomanagement unerlässlich sind, um den Liquiditätsstatus stets im Griff zu haben und Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

Die Fähigkeit, Zahlungsfähigkeit und Zahlungsverpflichtungen zu managen, ist ein zentraler Teil der Aufgaben im Cash Management. Dies umfasst auch die kontinuierliche Überwachung der Kosten im Rahmen des Liquiditätsmanagements und die Planung der Zahlungseingänge und -ausgänge, um die Zahlungsfähigkeit stets zu gewährleisten.

Im weiteren Verlauf dieses Artikels werden wir uns in erster Linie auf solide Praktiken des laufenden Liquiditätsmanagements konzentrieren.

Warum ist ein optimales Liquiditätsmanagement wichtig?

Die finanzielle Stabilität hängt von einem optimalen Cash Management ab, da es sicherstellt, dass ein Unternehmen seinen kurzfristigen Verpflichtungen wie Gehaltsabrechnungen, Lieferantenzahlungen und anderen betrieblichen Ausgaben nachkommen kann.  Die Gründe für das Liquiditätsmanagement gehen jedoch weit über die Sicherung der kurzfristigen Zahlungsfähigkeit hinaus. Sie umfassen auch Folgendes:

• Wachstum und Investitionsmöglichkeiten: Eine angemessene Liquidität ermöglicht es einem Unternehmen, mit größerer Zuversicht in Wachstumschancen zu investieren, z. B. in die Ausweitung des Geschäftsbetriebs, die Einführung neuer Produkte oder die Erschließung neuer Märkte.
• Risikominderung: Eine ordnungsgemäße Liquiditätsplanung ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Liquiditätsrisiken frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Die Aufrechterhaltung eines gesunden Liquiditätsniveaus hilft Unternehmen, Konjunkturabschwünge, Marktvolatilität und unerwartete Ausgaben oder Verluste ohne Unterbrechung des Betriebs zu überstehen.
• Kreditwürdigkeit: Ein konsequentes Liquiditätsmanagement trägt zur Aufrechterhaltung eines guten Kreditratings bei, indem es die pünktliche Rückzahlung von Schulden sicherstellt, was für die Sicherung günstiger Finanzierungsbedingungen und Kreditlinien in der Zukunft unerlässlich ist.

Vorteile eines guten Liquiditätsmanagements

Zusätzlich zu den oben genannten Hauptgründen bietet ein effektives Cash Management auch die folgenden Vorteile:

• Verbesserter Cashflow: Optimiert den Zu- und Abfluss von Barmitteln und sorgt so für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb.
• Bessere Entscheidungsfindung: Bessere Finanztransparenz, die fundierte strategische Entscheidungen ermöglicht.
• Kosteneinsparungen: Reduziert den Bedarf an teuren kurzfristigen Krediten und minimiert die Zinskosten.
• Höhere Investitionserträge: Stellt sicher, dass überschüssige Barmittel sinnvoll investiert werden, um höhere Erträge zu erzielen.
• Widerstandsfähigkeit von Unternehmen: Verbessert die Fähigkeit, wirtschaftliche Unwägbarkeiten und Finanzkrisen zu bewältigen.

Tipps für ein effektives Liquiditätsmanagement

Ein wirksames Liquiditätsmanagement erfordert eine sorgfältige Planung und die Berücksichtigung verschiedener Faktoren. Im Folgenden finden Sie einige praktische Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Liquidität effektiv zu verwalten und potenzielle Solvenzprobleme zu vermeiden:

1.      Erstellen Sie stets einen gründlichen Liquiditätsplan

Ein gut strukturierter Liquiditätsplan ist die Grundlage eines wirksamen Liquiditätsmanagements. Der Liquiditätsplan ist im Wesentlichen eine Projektion der Differenz zwischen Mittelzuflüssen und -abflüssen, die den Netto-Cashflow des Unternehmens ergibt.

Der Plan sollte detaillierte Cashflow-Projektionen, voraussichtliche Ausgaben und mögliche Finanzierungsquellen enthalten. Der Liquiditätsplan sollte Projektionen für die nächsten 12 Monate enthalten. So können Sie potenzielle Liquiditätsprobleme frühzeitig erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Aktualisieren Sie den Plan regelmäßig, um Veränderungen im Geschäftsumfeld und der tatsächlichen finanziellen Leistungsfähigkeit Rechnung zu tragen.

Auf die praktischen Aspekte der Erstellung eines guten Liquiditätsplans werden wir später in diesem Artikel eingehen.

2.      Planen Sie Ihren Einkauf

Strategische Einkaufsentscheidungen können sich erheblich auf die Liquidität auswirken, daher ist es wichtig, proaktiv und diszipliniert an den Einkauf heranzugehen. Versuchen Sie, mit den Lieferanten günstige Konditionen auszuhandeln und von Mengenrabatten und anderen vorteilhaften Einkaufskonditionen zu profitieren, wenn sie sich bieten, und vermeiden Sie gleichzeitig eine Überbevorratung Ihres Bestands. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie klare Einkaufsbudgets und Regeln darüber aufstellen, wer innerhalb Ihres Unternehmens berechtigt ist, Bestellungen aufzugeben.

3.      Kostenkontrolle

Ebenso wichtig wie die Festlegung klarer Einkaufsrichtlinien ist die Umsetzung wirksamer Maßnahmen zur Kostenkontrolle, um Barmittel zu sparen. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Ausgaben, um Bereiche für Kostensenkungen zu ermitteln, z. B. durch Neuverhandlung von Verträgen, Reduzierung von Verschwendung und Optimierung der Ressourcennutzung. Eine wirksame Kostenkontrolle kann den Cashflow erheblich verbessern und die Liquidität steigern.

4.      Effiziente Verwaltung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Eine effiziente Verwaltung von Forderungen und Verbindlichkeiten ist für ein solides Cash Management von entscheidender Bedeutung. Das grundlegende Ziel besteht darin, dass Ihre Schuldner Ihnen so schnell wie möglich Geld zurückzahlen, während Sie die Rückzahlungsfristen Ihrer Gläubiger verlängern, ohne dass es zu Vertragsstrafen oder Rufschädigung kommt.

Dazu müssen Sie eine prompte Rechnungsstellung und ein Follow-up-Verfahren einführen, um ein rechtzeitiges Inkasso zu gewährleisten. Gleichzeitig sollten Sie mit Ihren Lieferanten verlängerte Zahlungsfristen aushandeln, um den Mittelabfluss zu verzögern, es sei denn, Sie können Skonti in Anspruch nehmen.

Tipps für ein effizientes Debitorenmanagement:

• Versenden Sie Rechnungen sofort nach dem Verkauf und/oder der Erbringung von Dienstleistungen,
• Kundenbestellungen und Zahlungen genau und systematisch erfassen (Fehler und Auslassungen bei der Rechnungsstellung vermeiden),
• Ziehen Sie bei Bedarf professionelle Inkassounternehmen hinzu.

Tipps für ein erfolgreiches Kreditorenmanagement:

• Nutzen Sie die von den Lieferanten angebotenen Frühzahlungsrabatte, wenn der Cashflow dies zulässt,
• Ordnen Sie die Zahlungen nach Fälligkeit und handeln Sie nach Möglichkeit längere Zahlungsfristen aus,
• Pflegen Sie gute Beziehungen zu Lieferanten, um flexible Zahlungsmodalitäten zu ermöglichen,
• Planen Sie regelmäßige Überprüfungen der ausstehenden Verbindlichkeiten, um Vertragsstrafen für verspätete Zahlungen zu vermeiden und den Cashflow effektiv zu verwalten.

5.      Stellen Sie sicher, dass Sie mehrere Kreditlinien haben

Der Zugang zu mehreren Kreditlinien bietet finanzielle Flexibilität. Es ist immer ratsam, Beziehungen zu verschiedenen Finanzinstituten aufzubauen, anstatt nur mit einer Bank zu arbeiten. Dies macht es einfacher, zusätzliche Kreditlinien und Geschäftsdarlehen zu erhalten, wenn Sie diese am dringendsten benötigen. Mehrere Kreditlinien gewährleisten eine bessere Liquidität in Zeiten finanzieller Engpässe oder bei der Nutzung von Wachstumschancen.

6.      Wie viel Liquidität braucht ihr Unternehmen?

Ein optimales Liquiditätsmanagement ist nicht so einfach wie der Versuch, die kurzfristige Liquidität zu maximieren, denn jeder Franken, den Sie als liquide Mittel vorhalten, ist einer, der nicht in höher rentierende langfristige Anlagen investiert werden kann.

Die Aufrechterhaltung des richtigen Liquiditätsumfangs ist daher von entscheidender Bedeutung. Eine zu geringe Liquidität kann natürlich zu einer finanziellen Notlage führen, während eine zu hohe Liquidität dazu führen kann, dass Investitionsmöglichkeiten verpasst werden, wodurch die Gesamtrentabilität sinkt.

Intelligentes Cashflow-Management ist daher ein ständiger Balanceakt zwischen der Sicherstellung ausreichender Liquidität zur Erfüllung kurzfristiger Zahlungsverpflichtungen und der Maximierung der langfristigen Rentabilität. Aus diesem Grund ist ein umfassender Liquiditätsplan unerlässlich, um den Liquiditätsbedarf auf der Grundlage von Cashflow-Prognosen, Geschäftszyklen und Marktbedingungen regelmäßig zu bewerten und ein optimales Gleichgewicht zu finden.

7.      Software verwenden

Buchhaltungssoftware ist immer fortschrittlicher und benutzerfreundlicher geworden. Sie können diese Anwendungen nutzen, um Ihre Cashflow-Prognosen zu automatisieren, Ausgaben zu überwachen und Forderungen und Verbindlichkeiten zu verwalten.

Umfassende ERP-Lösungen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central verbinden nahtlos alle Ihre Finanztransaktionen, Gehaltsabrechnungen und Cashflow-Management-Anforderungen. Diese Lösungen bieten auch finanzielle Einblicke in Echtzeit und rationalisieren Ihre Liquiditätsmanagementprozesse.

Allerdings erfordert die korrekte Handhabung von Buchhaltungssoftware ein gewisses Maß an Fachkenntnis, und Sie fühlen sich vielleicht wohler, wenn Sie den traditionellen Weg gehen und Programme wie Microsoft Excel verwenden, um Ihren Liquiditätsplan manuell zu erstellen und zu verwalten. Wenn Ihre Situation nicht allzu komplex ist und Sie nur ein paar verschiedene Ein- und Auszahlungen vornehmen, kann Excel das einfachste und übersichtlichste Werkzeug sein.

8.      Holen Sie sich professionelle Unterstützung

Auch wenn die Technologie es den Unternehmern inzwischen ermöglicht, ihr Cashflow-Management selbst in die Hand zu nehmen, ist die fachkundige Unterstützung eines professionellen Buchhalters oder Treuhänders in den meisten Fällen unverzichtbar.

Sie können wertvolle Einblicke und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnittene Strategien liefern, die weit über die einfache automatisierte Cashflow-Planung hinausgehen, die Sie von einem Buchhaltungsprogramm erhalten. Sie verfügen auch über die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse, um Ihnen dabei zu helfen, die Vorteile fortschrittlicher Cashflow-Planungstools und -verfahren zu maximieren. 

Wie man einen guten Liquiditätsplan erstellt

Wir haben betont, wie wichtig ein gut strukturierter und realistischer Liquiditätsplan für ein wirksames Liquiditätsmanagement ist. Erfahren Sie mehr darüber, was in einem Liquiditätsplan enthalten sein sollte und in welchen Schritten er zu erstellen ist:

Was sollten Sie in Ihren Liquiditätsplan aufnehmen?

1.      Cashflow-Projektionen

Der Großteil Ihres Liquiditätsplans besteht aus detaillierten Projektionen der Mittelzuflüsse (Einzahlungen) und -abflüsse (Auszahlungen) für verschiedene Zeiträume (in der Regel die nächsten 12 Monate).

Die Einzahlungen umfassen unter anderem:

• Rechnungszahlungen von Kunden, abgezinst mit etwa 3 – 5 Prozent, um das Risiko eines Zahlungsausfalls zu berücksichtigen,
• Erstattungen von Versicherungsgesellschaften, Steuerrückerstattungen und andere ähnliche Einnahmen,
• Zuschüsse und Subventionen von staatlichen oder anderen Finanzhilfeprogrammen,
• Mittelzufluss von Kreditinstituten, wie Bankdarlehen und andere Kreditlinien,
• Kapitalerträge aus Zinsen oder Dividenden aus Aktien, Anleihen oder anderen Finanzinstrumenten,
• Erlöse aus dem Verkauf von Vermögenswerten,
• Kapitaleinlagen von Gründern, Investoren und Aktionären,
• Lizenzeinnahmen aus geistigem Eigentum, Patenten, Marken oder anderen Lizenzvereinbarungen.

Die Auszahlungen umfassen unter anderem:

• Begleichung von Lieferantenrechnungen,
• Mittelabflüsse für Gemeinkosten wie Miete, Strom, Internet, Marketing, Versicherungen und andere Gebühren,
• Ausgaben im Zusammenhang mit dem Kauf, dem Leasing oder der Wartung von Maschinen, Fahrzeugen und anderen Ausrüstungen,
• Lohn- und Gehaltszahlungen,
• Forschungs- und Entwicklungskosten (F&E) im Zusammenhang mit der Entwicklung neuer Produkte, Dienstleistungen oder Technologien.
• Steuern und Verwaltungsgebühren,
• Darlehensrückzahlungen einschließlich Zinsen,
• Investitionen,
• Dividenden und Gewinnausschüttungen an Investoren oder Aktionäre,
• Ausgaben für Schulungsprogramme für Mitarbeiter, berufliche Weiterbildungskurse und andere Maßnahmen zur Verbesserung der Fähigkeiten.

2.      Kostenanalyse (fakultativ)

Es ist sinnvoll, eine umfassende Aufschlüsselung Ihrer festen und variablen Ausgaben (d. h. eine Ausgabenanalyse) vorzunehmen, die dazu beitragen kann, Bereiche für Kostensenkungen und Effizienzsteigerungen zu ermitteln. Eine Ausgabenanalyse steht zwar nicht in direktem Zusammenhang mit dem Cashflow, kann aber wertvolle Einblicke in Ihr Ausgabenverhalten geben und Möglichkeiten für kostensparende Maßnahmen aufzeigen, die letztendlich Ihre Liquiditätslage verbessern können.

3.      Quellen der Finanzierung

Ihre Cashflow-Projektionen geben Ihnen einen besseren Einblick in Ihre aktuelle Liquiditätssituation und Ihren künftigen Liquiditätsbedarf. Dazu gehört auch die rechtzeitige Inanspruchnahme von Krediten und anderen Finanzierungsquellen, um sicherzustellen, dass Sie stets über ausreichende Liquidität verfügen. Ermitteln Sie potenzielle Finanzierungsquellen, wie z. B. Kreditlinien, Darlehen und Investitionen.

4.      Pläne für unvorhergesehene Ereignisse

In der Welt der Wirtschaft und der Finanzen laufen die Dinge selten perfekt nach Plan. Es ist wichtig, immer auf unerwartete finanzielle Störungen und ungünstigere Ergebnisse als erwartet vorbereitet zu sein. Die Planung von Notfallstrategien kann dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, schnell und effektiv auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.

5.      Leistungsmetriken

Schließlich sollte Ihre Liquiditätsposition anhand von Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators – KPIs), einschließlich allgemein anerkannter Liquiditätskennzahlen, zusammengefasst werden. Diese Kennzahlen liefern eine quantitative Momentaufnahme Ihrer allgemeinen Liquiditätslage und können mit früheren Maßnahmen verglichen werden, um Verbesserungen, Wettbewerber und Branchen-Benchmarks zu messen. Die Liquiditätskennzahlen sind auch eines der ersten Dinge, auf die Kreditinstitute und andere potenzielle Kreditgeber achten, wenn sie Ihre Kreditwürdigkeit bestimmen und entscheiden, ob sie Ihnen weitere Kredite gewähren.

Einige der nützlichsten und allgemein anerkannten KPIs und Liquiditätskennzahlen, die Sie in Ihren Liquiditätsplan aufnehmen sollten, sind:

1.        Nettoumlaufvermögen (NUV): Gibt die Differenz zwischen dem Umlaufvermögen und den kurzfristigen Verbindlichkeiten eines Unternehmens an und ist ein Maß für die kurzfristige finanzielle Gesundheit und Liquidität.

NUV = Umlaufvermögen – kurzfristige Verbindlichkeiten

Das NUV sollte verfolgt werden, um ein gesundes Gleichgewicht zwischen Umlaufvermögen und kurzfristigen Verbindlichkeiten aufrechtzuerhalten. Die Entwicklung des NUV ist ein Indikator dafür, wie sich die freie Liquidität im Laufe der Zeit verändert.

2.        Current Ratio (Liquiditätsgrad III): Misst die Fähigkeit eines Unternehmens, kurzfristige Verbindlichkeiten mit seinem Umlaufvermögen zu bezahlen.

Current Ratio = Umlaufvermögen / Kurzfristige Verbindlichkeiten

Das aktuelle Verhältnis sollte immer über 1 liegen, um eine gute kurzfristige finanzielle Gesundheit zu gewährleisten.

3.        Quick Ratio (Liquiditätsgrad II): Bietet ein strengeres Maß für die Liquidität, indem Vorräte aus dem Umlaufvermögen ausgeschlossen werden.

Quick Ratio = (Umlaufvermögen – Vorräte) / Kurzfristige Verbindlichkeiten

Streben Sie auch an, den Liquiditätsgrad II über 1 zu halten, wenn Sie ein größeres Vertrauen in Ihre Liquiditätsposition haben wollen, ohne sich auf den Bestand zu verlassen.

4.        Durchschnittliche Forderungslaufzeit (DSO): Gibt an, wie viele Tage es im Durchschnitt dauert, bis die Zahlung nach einem Verkauf eingeht.

DSO = (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen / Gesamtverkäufe auf Rechnung) * 365

Ziel ist es, die durchschnittliche Forderungslaufzeit so weit wie möglich zu verkürzen, um den Cashflow zu verbessern.

5.        Durchschnittliche Zahlungsfrist der Verbindlichkeiten (DPO): Zeigt die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die ein Unternehmen braucht, um seine Lieferanten zu bezahlen.

DPO = (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen / Warenaufwand) * 365

Im Allgemeinen ist ein längerer DPO vorzuziehen, doch sollte er letztlich so optimiert werden, dass ein Gleichgewicht zwischen rechtzeitigen Zahlungen und längerer Bargeldhaltung besteht.

6.        Cash Conversion Cycle (Kapitalumschlag): Misst die Zeit, die ein Unternehmen benötigt, um seine Investitionen in Vorräte und andere Ressourcen in Bargeld aus Verkäufen umzuwandeln.

CCC = Außenstandsdauer der Vorräte (DIO) + Außenstandsdauer der Verkäufe (DSO) – Außenstandsdauer der Verbindlichkeiten (DPO)

Ziel ist es, den CCC so niedrig wie möglich zu halten, wobei Werte nahe Null oder sogar negativ das Optimum darstellen. Der CCC sollte kontinuierlich überwacht werden, um ein effizientes Cashflow-Management zu gewährleisten.